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¿Cómo podemos optimizar los procesos de negocio con Microsoft Teams y Power Automate?

Son muchas las organizaciones y muchas las personas las que están utilizando Microsoft Teams: para comunicarse, para organizar los documentos de los proyectos y/o departamentos, para gestionar las tareas del día a día del equipo, etc. De hecho si miramos las estadísticas publicadas por Microsoft con respecto al uso de Teams, se ha visto disparado exponencialmente desde marzo de este año, más si cabe con esta situación del teletrabajo y la situación mundial que estamos viviendo por la COVID-19.

De hecho esta situación mundial ha propiciado que muchas organizaciones que no eran Power Teams, hayan tenido que serlo para adaptar sus puestos de trabajo y poder estar comunicados con la oficina, con los compañeros y con los clientes, desde casa.

En este punto, donde ya han pasado varios meses de teletrabajo continuo,  muchas personas y organizaciones han conseguido el Bonus 🌟 Level 1 de Teams, es decir: nos defendemos con la aplicación, conocemos la mayoría de las funcionalidades que tiene aplicable a nuestro día a día, somos capaces de hacer videollamadas o convocar reuniones, chatear o incluso cambiar nuestros fondos (para que no salga la tabla de planchar o nuestro mueble del comedor 😜 )

Una vez conseguido este Level 1, es cuando empiezan a surgir dudas con respecto a los procedimientos de trabajo. Si me puedo comunicar con el equipo ¿puedo colaborar y hacer una gestión documental dentro de Teams?¿será posible automatizar el proceso de aprobación documental de estos documentos con los que ya estamos trabajando en Teams?Bueno pues la respuesta es que sí 😉

Dependiendo de la organización, de los procesos generales que disponga, o aquellos desarrollados como procedimientos de trabajo específicos es que nos encontraremos escenarios desde los más sencillos a los más complejos. Desde aquellos que requieran pensar muy bien cuál es el procedimiento de trabajo para optimizarlo (como pueda ser una solicitud de gastos y todo lo que conllevaría dicho proceso o incluso una petición de compra que pase por diferentes estados o roles), hasta aquellos que simplemente requieran de una aprobación sencilla por parte de un responsable, como pueda ser una solicitud de formación o aprobación de documentos:

¿Y todo esto cómo encaja en Microsoft Teams 🤔?

Para encajarlo existe un servicio en M365 llamado Power Automate que se integra con muchas aplicaciones y servicios del ecosistema de M365 y también con servicios externos, que permite:

  • Modelar los procesos de negocio o procedimientos de forma muy sencilla
  • Realizar automatizaciones, desde las más sencillas hasta aquellas más avanzadas con ramas y bucles
  • Que tiene más de 230 conectores para conectar con diferentes servicios
  • Se trata de una herramienta segura
  • Y además permite extender el desarrollo de esos procesos con flujos de Azure y lógicas personalizadas

¿Y qué acciones y/o desencadenantes disponemos actualmente con respecto a Microsoft Teams en Power Automate?

La mayoría de las acciones existentes son relativas a la comunicación: publicar un mensaje en un canal, enviar un mensaje de chat, obtener mensajes, etc.

Entonces…¿Qué pasa con la aprobación de documentos o la pestaña de archivos que tenemos desde Teams ? ¿Cómo funciona Power Automate a este nivel?

Microsoft Teams es una aplicación que permite integrar todas las funcionalidades necesarias de un equipo de trabajo, es decir: ¿Mi equipo de trabajo necesita comunicarse, necesita gestionar documentación y colaborar, necesita gestionar las tareas, etc?  Microsoft Teams aprovecha las funcionalidades propias del ecosistema de M365 para integrarlas en el beneficio del propio equipo: Planner para gestión de Tareas, SharePoint para la gestión documental, OneNote para la gestión de notas….

Por ello, Power Automate a nivel de gestión documental y con respecto a Teams, tiene acciones y desencadenadores propios de SharePoint.

En definitiva, si conseguimos definir cómo es nuestro procedimiento de negocio para poderlo tener también integrado en Teams, podremos optimizar y automatizarlo dentro de Teams.

Peeeeero….esto no se queda aquí👀, la segunda parte de este post es un artículo en el que describimos un caso práctico de aplicación de automatización en la gestión documental con Power AutomateMicrosoft Teams.

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Sobre Rocío Romero López

Formo parte del Equipo de Customer Services de ENCAMINA y tengo más de cinco años de experiencia en Consultoría y Transformación Digital de Organizaciones. En este tiempo he ayudado a decenas de empresas a transformar su negocio y hacerlo más digital. También soy experta en Business Intelligence y estoy certificada por Microsoft en la Tecnología de Power BI y MCP SQL2012. Para resumir, soy Cloud Solutions Specialist en ENCAMINA 😉
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