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¿Cómo automatizamos un proceso de aprobación documental en Microsoft Teams?

¿Cómo automatizamos un proceso de aprobación documental en Microsoft Teams?

Como ya expliqué en este post reciente, a nivel de Archivos, lo que integra Microsoft Teams de forma nativa es SharePoint Online y a nivel de automatizaciones en el ecosistema de Microsoft 365, la aplicación estrella 🤩 es Power Automate.

Por tanto, será clave entender qué acciones y qué desencadenantes existen a nivel de SharePoint Online y a nivel de Microsoft Teams dentro de Power Automate, para automatizar un proceso de aprobación documental en Microsoft Teams.

Y como una imagen vale más que mil palabras…. veamos con un ejemplo práctico, cómo crear el flujo de aprobación documental, step by step:

1.Creamos un Flujo automatizado desde cero, le asignamos el nombre y elegimos el desencadenador de SharePoint correspondiente. En este caso concreto, el desencadenador seleccionado corresponde: Cuando se crea o se modifica un archivo(solo propiedades)cómo crear el flujo de aprobación documental 1

2.A continuación comenzamos a configurar el flujo, seleccionando el sitio correspondiente y la biblioteca correspondiente:cómo crear el flujo de aprobación documental 2*A este respecto, solo comentar que, de forma previa,  se ha creado una biblioteca de documentos, en el mismo sitio de SharePoint de Marketing de Microsoft Teams y se han creado una columna personalizada con formato condicional de color.

3.Para continuar el proceso, se incluye la acción de obtener las propiedades del archivo y se establece la acción de condición para validar en que estado está dicho documento:cómo crear el flujo de aprobación documental 3

4.Si la condición no se cumple, finalizará el proceso hasta que se modifique alguna de las propiedades del documento. Sin embargo si la condición se cumple entrará en la rama correspondiente donde se notificará al responsable a través del bot de Microsoft Teams y también desde el correo:cómo crear el flujo de aprobación documental 4

5.En función de si el documento es aprobado o no, entrará la acción de condición que notificará en el muro de publicaciones del canal de Microsoft Teams, si ha sido aprobado o rechazado dicho documento:cómo crear el flujo de aprobación documental 5

Ahora bien, si lo vemos desde la perspectiva de Microsoft Teams:

1.En la pestaña de Archivos, se dispone del acceso a la biblioteca de Documentación y es tan sencillo como mover los propios archivos que se han trabajado en Microsoft Teams dentro de esta biblioteca para que, de forma automática, se ejecute el proceso de aprobación. Además, si se accede a la biblioteca se puede ver el estado de los mismos conforme se va ejecutando este proceso:cómo crear el flujo de aprobación documental desde la perspectiva de Microsoft Teams

2.El encargado de aprobar o rechazar los documentos, tendrá los mensajes correspondientes desde el Chatbot de Microsoft Teams:cómo crear el flujo de aprobación documental desde la perspectiva de Microsoft Teams

3.Y en las Publicaciones del canal, todo el equipo de personas verá además, qué documento y si ha sido aprobado o no, centralizando estas aprobaciones directamente en Microsoft Teams:cómo crear el flujo de aprobación documental desde la perspectiva de Microsoft Teams

¡Espero que os haya resultado útil! 🙂

 

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Sobre Rocío Romero López

Formo parte del Equipo de Customer Services de ENCAMINA y tengo más de tres años de experiencia en Consultoría y Transformación Digital de Organizaciones. En este tiempo he ayudado a decenas de empresas a transformar su negocio y hacerlo más digital. También soy experta en Business Intelligence y estoy certificada por Microsoft en la Tecnología de Power BI y MCP SQL2012. Para resumir, soy Cloud Solutions Specialist en ENCAMINA 😉
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