Cuando necesitamos colaborar a nivel documental con compañeros o con personas externas a nuestra organización, utilizamos mecanismos como la compartición de archivos de OneDrive o incluimos a los miembros invitados en Teams para colaborar recurrentemente. Pues bien, cada vez más, nos encontramos con esa necesidad a la hora de colaborar con informes de Power BI entre compañeros o incluso entre usuarios de diferentes entornos.
¿Alguna vez has tenido esta necesidad de colaborar con tus informes de Power BI, incluso con colaboradores externos y no sabes cómo hacerlo🤔?
Pues bien, 👀💡 veamos qué alternativas tenemos a la hora de compartir el contenido del servicio de Power BI:
En primer lugar, si hablamos de compartir con compañeros de una misma organización, siempre tendremos la opción de:
- Compartir un solo informe:
- Dar acceso a un área de trabajo:
- Generar una app y distribuirla en la organización:
*Si tu colaboración es recurrente, la primera opción no sería la adecuada, ya que perdemos el foco de qué informes tengo compartidos y con quién. Aquí aplicaría la misma buena práctica que la compartición entre OneDrive vs Teams/SharePoint: si vas a compartir puntualmente, esta primera opción estaría bien. Si vas a colaborar en diversos informes, van a haber modificaciones en los mismos, teneis que trabajar conjuntamente entre los diferentes informes y paneles, entonces tu mejor opción sería la segunda. Si lo que necesitas es distribuir informe, panel y conjuntos de datos “paquetizados” a modo de solución para su consumo visual por los usuarios, entonces la tercera sería tu mejor opción 😉
¿Y qué ocurre cuando lo que queremos es compartir uno o varios informes entre usuarios que son externos a nuestra organización🙄?
En este sentido, también podrás utilizar las tres opciones que hemos explicado anteriormente, pero con una serie de consideraciones:
-
Se permite agregar usuarios invitados a nivel de Power BI o bien se agregan a nivel del tenant.
-
Que a nivel de la Administración de Power BI se permita a los usuarios invitados acceder y/o gestionar contenido de PowerBI.
-
Que los usuarios dispongan de licencia Pro o Premium (tanto quien comparte como quien va a consumir)
Solo por curiosidad… ¿Cuál es la experiencia de los usuarios invitados a la hora de visualizar y acceder al contenido de Power BI?
En este sentido y retomando las tres opciones de compartición que hemos comentado antes:
- Si se ha compartido un informe, recibirá un correo (el usuario invitado) con un vínculo desde el que poder acceder al informe:
- Sin embargo, si lo que hacemos es darle acceso al workspace, deberemos compartirle la url del site del workspace para que pueda acceder ( habiendo dado previamente acceso al workspace):
* Todavía no existe el «botón» de compartir un workspace. Para mi gusto, esta forma de compartir una url todavía puede ser mejorable 😉 Y ya será el sumum cuando se permita también desde Power BI una navegación entre entornos. - Si lo que queremos es compartir una aplicación de la organización con usuarios externos. En el momento de configuración de la app, incluiremos el acceso a los usuarios o grupo de personas específicas, pudiendo incluir aquí a los usuarios externos a la organización:
Y tu, ¿Con que alternativa te quedas a la hora de compartir el contenido del servicio de Power BI 😜?
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