¿Qué opciones tenemos a la hora de realizar copias de seguridad de Power BI?

Son muchos los departamentos de las organizaciones, o incluso, muchos de los proyectos, en los que se analizan los datos para saber cómo va todo, cómo va el departamento o cómo van los proyectos.

Con el autoservicio de BI, como es el caso de Power BI, cada vez más usuarios hacen sus pinitos para tener esa información controlada y  esto hace que cada vez tengamos más informes en nuestras organizaciones. Es en este punto, en el que igual puede encenderse esa 💡 en la cabeza: ¿Y si perdemos los informes? ¿Habrá algún procedimiento o metodología que permita realizar copias de seguridad de los informes? 🤷‍♂️🤷‍♀️

Bien vayamos por partes….

Cuando desarrollamos informes en Power BI tenemos dos alternativas:

1. Utilizar el servicio de Power BI y crear un report en línea directamente en el servicio de Power BI.
2. Utilizar Power BI Desktop para generar esos informes desde la propia aplicación del PC.

De ambas opciones podemos generar un archivo con formato *.pbix que será nuestro “fichero” de informe, y con este informe ya podemos hacer una copia del mismo, guardando esos mismos archivos *.pbix en un repositorio, como por ejemplo SharePoint o Github, que permiten un historial de versiones sobre el mismo.

Esto, en sí ya es una alternativa a la hora de tener copias de nuestros informes, así como el acceso a las versiones realizadas sobre el mismo. Por lo tanto, nota mental 🤓 «Guardar los pbix en un repositorio para mantener a buen resguardo nuestros informes».

Por otro lado, y como es bien sabido, Power BI permite transformar y preparar los datos del propio modelo de datos, así como crear medidas y columnas como si de un modelo tabular de SSAS se tratase.

¿Y qué quiero decir con esto?🙄🤔

Pues que tan valioso es nuestro informe (visuales, bookmarks, paginas, filtros, diseño aplicado, etc.) como lo es el dataset asociado a nuestro informe, donde está nuestro diamante en bruto preparado para ser utilizado en los visuales.

Pues bien, y llegando al «quiz» de la cuestión… al igual que con SSAS existen métodos de copias de seguridad que permiten generar el archivo *.adf de copia de seguridad (como por ejemplo el Microsoft Server SQL Management Studio), ¿podríamos generar ese tipo de archivo para el dataset de un Power BI?

¡Pues claro que sí, guapi! Y aquí que vengo a contaros cómo 👀 Algunas consideraciones previas al detalle:

• Para poder realizar un backup del dataset, es necesario que el informe esté publicado en un workspace, pero no en cualquiera ❌, sino que debe ser un workspace de tipo Premium ✔️ (por usuario o por capacidad).
• A nivel de Admin Portal de Power BI debe estar configurado el XMLA EndPoint como Lectura/Escritura (si tú no eres administrador de Power BI, ponte en contacto con uno, ya que esto solo lo podrá configurar un administrador 😉).

¿Y qué pasos deberíamos realizar para llevar a cabo dicha copia de seguridad?

1. Acceder a la configuración del worskpace Premium y copiar el “Workspace Connection”:
2. Desde la propia configuración del workspace también configuraríamos el Azure connections, ya que será donde se guardará nuestra copia de seguridad. En este punto podríamos utilizar el storage por defecto asociado a nuestro tenant o utilizar un storage dedicado:      
3. Abrir el Microsoft SQL Server Management Studio y conectarse al workspace especificando:
   1. Nombre del Servidor: La conexión del workspace que hemos copiado antes.
   2. El método de autenticación: AAD con MFA
   3. El usuario: el UPN que utilizas para autenticarte al servicio de Power BI
4. Desde el Management realizar el backup:
5. Comprobar que se ha guardado el backup en el storage:

Una última consideración…y es que cuando el origen del dataset sea Analysis Service en conexión dinámica, el informe esté conectado en modo de conexión dinámica o Direct Query o se utilice como origen un libro de Excel, no podremos realizar esta alternativa de Backup.

En resumen….Ya no tenemos excusa para tener nuestras copias de seguridad de Power BI, ya que, en más de una ocasión, han sido las copias de seguridad de cualquier BBDD, programa o web, las que nos han salvado la vida 🙌 ¿verdad? 😜