Mi madre siempre me ha dicho que más vale tener un lápiz corto que una memoria larga. Es muy útil apuntarse todas las «cosas por hacer«, principalmente en el mundo laboral donde, por regla general, siempre tenemos varias tareas pendientes. Por suerte, vivimos en un mundo digital en el que ya no hace falta llevar un lápiz encima porque tenemos otros recursos, aunque la filosofía sigue siendo la misma.
Uno de esos recursos es Microsoft To-Do , un servicio dentro de Office 365 que nos permite apuntarnos estas tareas y organizarlas como nosotros queramos. Además, tiene aplicación para poder llevarlo en el móvil.
Organización de tareas
En To-Do tenemos una lista de Tareas por defecto, donde se puede agregar una actividad de manera muy sencilla. Todas estas tareas se crearán a su vez en Outlook. Tenemos que poner el título y, una vez agregada, se puede pinchar de nuevo para entrar al detalle. Dentro del detalle se puede:
- Agregar subtareas (pasos)
- Agregar a Mi día
- Agregar un recordatorio. Saltará un recordatorio de Outlook llegado el momento
- Agregar una fecha de vencimiento
- Hacer la tarea periódica
- Agregar un archivo
- Agregar una nota
También tenemos la posibilidad de crear diferentes listas para crear tareas en ellas, de manera que nos permite tenerlas organizadas en diferentes dimensiones. Estas listas son personalizables, pudiendo cambiar el color, la ordenación de las tareas o bien visualizar las que ya están completadas.
Se pueden crear listas por proyectos, por clientes o por departamentos, entre otras. Además, puedes compartir estas listas con compañeros de tu organización, aunque para esto quizás sea mejor usar Planner.
Marcación de tareas
To-Do nos permite también marcar las tareas de diferentes formas para facilitarnos la organización. Tenemos estas opciones:
- Mi día: seleccionando cualquier tarea, en el panel de detalle de la tarea veremos que nos aparece una opción que se llama «Agregar a Mi día». Con esta opción, la tarea nos aparecerá en la lista de «Mi día». Esta lista se vacía cada día, es decir, aunque no haya completado la tarea que he añadido a mi día, esta tarea no aparecerá al día siguiente a no ser que la vuelva a añadir.
- Importante: En cada tarea, sin necesidad de entrar al detalle, vemos una estrella. Con esta opción, la tarea nos aparecerá en la lista de «Importante».
- Planeado: en esta sección nos aparecerán las tareas que tienen fecha de vencimiento.
- Correo electrónico marcado: desde Outlook, podemos marcar los correos electrónicos que queramos revisar más tarde y convertirlos en tarea. Para esto debemos realizar un seguimiento sobre el correo electrónico (clic derecho sobre el correo -> Seguimiento -> Seleccionamos el vencimiento). Una vez finalicemos las tareas en To-Do, se marcará como completado en Outlook.
App Móvil
Al igual que casi todos los servicios de Office 365, To-Do también tiene aplicación para móvil. La App móvil te da la ventaja de poder apuntar las cosas en el momento que las piensas o te las dicen y tenerlo todo sincronizado en el momento. Está para iOS , para Android y para Windows, que es la aplicación de escritorio.
Conclusión
Poca gente tiene la memoria eidética de Sheldon Cooper, así que es altamente recomendable apoyarse en algún recurso para que no nos olvidemos de las cosas que tenemos pendientes 😉 Si ya dispones de Office 365 ¿por qué no hacerlo con Microsoft To-Do?
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