IDOM es una de las principales empresas de consultoría, ingeniería y arquitectura a nivel internacional, reconocida por la complejidad y magnitud de los proyectos en los que participa. La gestión de documentación es crítica en su operativa diaria, debido al volumen de información técnica y documental que se genera y archiva en cada proyecto. El reto inicial que ENCAMINA abordó con IDOM fue la optimización de la gestión documental y la reducción de costes asociados al almacenamiento de datos.
Anteriormente, IDOM almacenaba cientos de miles de documentos en SharePoint Online, incluyendo archivos colaborativos activos y archivos históricos que rara vez se consultan. Esto generaba un elevado coste de almacenamiento.
IDOM también enfrentaba desafíos para recuperar información valiosa de proyectos históricos debido a la cantidad de datos acumulados. Necesitaban un sistema que, además de reducir costes, mejorara la accesibilidad y la eficiencia en la búsqueda de información específica.
La Solución: GADA-i de ENCAMINA
Para resolver estos problemas, ENCAMINA implementó GADA-i, una solución basada en los servicios de Azure, que permite a IDOM clasificar, archivar y recuperar documentos automáticamente utilizando la inteligencia artificial de Azure. La solución está integrada con SharePoint, lo que permite a IDOM mover documentos menos activos a un entorno de almacenamiento de bajo costo en Azure sin perder la capacidad de recuperación rápida y segura a través de SharePoint.
La implementación de GADA-i ha generado beneficios tangibles para IDOM:
- Reducción de costes de almacenamiento: Se ha logrado reducir el gasto de almacenamiento anual. Esto se ha conseguido trasladando a GADA-i más de 100 TB de documentos, optimizando así el uso de SharePoint para documentos activos y de alta colaboración.
- Implementación de un sistema de autoarchivado inteligente: GADA-i incluye reglas de autoarchivado que permiten a IDOM gestionar su documentación de acuerdo con sus necesidades operativas, maximizando la eficiencia en el almacenamiento y acceso.
- Mejora en la gestión de documentación y control del volumen: Los empleados de IDOM pueden ahora archivar y recuperar documentos de forma autónoma, lo que ha permitido un ahorro de tiempo y una mejora en el acceso a la información de proyectos previos y activos.
¿Por qué GADA-i?
IDOM eligió GADA-i por su capacidad de integrarse con SharePoint Online, optimizando así el espacio y permitiendo que solo los documentos más relevantes se mantengan en SharePoint. GADA-i ofrece un almacenamiento de bajo coste en Azure para los documentos menos consultados, lo que representa una solución efectiva para una empresa con grandes volúmenes de información como IDOM.
Además, ENCAMINA ha acompañado a IDOM en cada etapa del proceso, desde la migración de archivos hasta la capacitación del equipo interno para controlar y optimizar GADA-i. La gestión activa del proyecto ha incluido reuniones semanales para revisar avances, identificar riesgos y asegurar el éxito de la implantación.
Hacia el futuro: Arquitectura híbrida e IA aplicada
La implementación de GADA-i ha sido un éxito para IDOM, aportando un ahorro significativo, una mayor eficiencia en el acceso a la información, y un soporte estratégico hacia la innovación. Con una visión compartida, IDOM y ENCAMINA continúan explorando mejoras y desarrollos de IA aplicada que posicionarán a IDOM a la vanguardia de la gestión documental en el sector de la ingeniería.
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