Hace unas semanas, Microsoft nos sorprendió con la noticia de que los eventos en directo en Teams tienen las horas contadas, y es que a partir del 30 de septiembre de 2024 se retirarán por completo como una de las opciones disponibles a la hora de convocar reuniones en línea.
Desde el pasado 5 de octubre tenemos a nuestro alcance su alternativa, los Town Hall. Esta transformación supone un giro importante en cómo Microsoft ve la comunicación, y supondrá un cambio en la forma en que las empresas se conectan y comunican a través de Microsoft Teams.
Esto no solo muestra el compromiso de Microsoft con la innovación, sino que también responde a la necesidad de mejorar la interacción y la participación en entornos virtuales. Los eventos en directo han sido un pilar en la comunicación corporativa, pero los Town Hall ofrecen una alternativa más dinámica y participativa, llevando las reuniones virtuales a un nuevo nivel.
A pesar de estos cambios, es importante recordar que hay muchas similitudes entre ambas opciones. La conectividad global, la integración perfecta con Microsoft Teams y las funciones de colaboración en tiempo real siguen siendo elementos clave en los Town Hall. Esto facilita la transición para aquellos que ya están familiarizados con los eventos en directo.
Y este cambio nos ha hecho pensar… ¿sabíais que Teams tiene varias opciones cuando se trata de programar reuniones? Si sois de los que va directo al grano, y no os habías fijado en ello, esto puede que os interese.
Cuando abrimos nuestro calendario dentro de Microsoft Teams y hacemos clic en el botón de “Nueva reunión”, podemos programar una nueva cita online. Pero ¿os habéis fijado en la pequeña flecha, justo a la derecha del botón? Si hacéis clic en ella, descubriréis que hay muchas más opciones además de la típica reunión estándar que solemos crear.
Y, como puede que muchas de ellas no las hayáis usado nunca, en este artículo veremos en qué consiste cada una.
Seminario web
En primer lugar, hablaremos sobre los seminarios web, o como se les conoce comúnmente, webinars. Este tipo de eventos son clases magistrales en línea, donde un moderador ofrece talleres, presentaciones, conferencias u otros eventos. La persona que lidera las sesiones comparte su conocimiento con los asistentes, quienes pueden interactuar con el ponente a través de la opción de “Preguntas y respuestas”.
Estos eventos suelen gestionarse mediante un formulario de alta, lo que ayuda a llevar un control de los asistentes, y permiten el registro de un máximo de 1.000 personas.
A diferencia de los eventos en directo, los organizadores de estos webinar pueden permitir que se usen tanto la cámara como el micrófono de los asistentes, y que de esta forma puedan participar directamente en la sesión.
Town Hall
También conocidos como asambleas, están diseñados para proporcionar un espacio donde los líderes de las organizaciones puedan comunicarse directamente con todo el personal. Funcionan como una plataforma integral para presentar actualizaciones clave, estrategias empresariales, logros destacados y abordar inquietudes dentro de un formato de transmisión en vivo.
En contraste con los seminarios web tradicionales, los Town Hall fomentan una mayor interactividad. Aquí, los empleados no solo tienen la oportunidad de plantear preguntas, sino que también pueden participar en encuestas en tiempo real y añadir comentarios. La dinámica de estos eventos es más participativa, permitiendo que la comunidad de la organización se involucre de manera activa en la conversación.
Algunas características distintivas de los Town Hall son la capacidad para albergar a un gran número de participantes, permitiendo la conexión simultánea de 10.000 asistentes (20.000 en el caso de Teams Premium). Por su parte, los micrófonos y cámaras pueden estar apagados para mantener el enfoque en la presentación principal, ya que siempre hay espacio para la interacción a través del chat en vivo y las preguntas abiertas. Destaca por su duración, ya que estos Town Halls pueden llegar a tener una duración máxima de 30 horas, un auténtico maratón de comunicación para todos los asistentes. Y, por último, permite que varios moderadores aparezcan a la vez mientras comparten su presentación o pantalla, algo que no era posible realizar en los eventos en directo.
Con este tipo de reunión, la dirección de una empresa puede compartir su visión, fortalecer la cohesión del equipo y fomentar un diálogo interactivo con toda la organización, por lo que supone un canal fundamental para la comunicación corporativa y un puente que une a todos los miembros de la empresa.
Cita virtual
Microsoft Teams ofrece la posibilidad de realizar citas virtuales, proporcionando un servicio para atender a usuarios externos a la organización. Este tipo de reunión es similar a la que pueden ofrecer herramientas como Microsoft Bookings, y permiten crear y gestionar reservas de tiempo en nuestro calendario para atender a clientes o usuarios, ya sean internos o externos a nuestro entorno. Presenta una experiencia sencilla y pueden ser útiles para programar entrevistas, reuniones con proveedores o consultas de clientes sobre un servicio específico de nuestra compañía.
Además, contamos con la aplicación propia de “Citas virtuales” dentro de Microsoft Teams, que ofrece una visión general de la actividad de las citas de la organización. Este informe incluye métricas clave como el número total de citas, la duración promedio de éstas, el tiempo de espera en el lobby previo, y aquellas a las que no se asistió, permitiendo explorar a fondo los datos de cada una de ellas de manera individual. A destacar que cuenta con algunas funciones solo disponibles en la versión de Teams Premium.
Reunión de contenido controlado
Este tipo de reuniones son, esencialmente, las mismas que se crean cuando generamos una reunión en Teams, con la única diferencia de que permite configurar de manera rápida determinados parámetros de ésta. En la siguiente imagen se muestra una comparativa entre las opciones que aparecen por defecto en una reunión con contenido controlado (izquierda) y las que aparecen en una reunión estándar (derecha), siendo el resto de las configuraciones comunes en ambos casos.
Eventos en directo
Y llegamos al último tipo de reunión que podemos convocar desde Microsoft Teams, en este caso, los eventos en directo. Funcionan de manera muy similar a los webinar, con la diferencia de que los participantes no tienen opción de activar ni cámara ni micrófono, y la única posibilidad que tienen de interactuar con el ponente es utilizando la sección de “Preguntas y respuestas”. Por otro lado, son eventos destinados a una gran audiencia, permitiendo un máximo de 10.000 usuarios conectados de manera simultánea a la sesión.
Para producir estos eventos, se requieren al menos dos personas: el moderador, que se encargará de impartir la sesión, y el productor, cuya responsabilidad será asegurar que el evento se desarrolle sin contratiempos, atendiendo las preguntas de los usuarios y encargándose también de que la cámara o pantalla que el moderador esté compartiendo aparezca en la ventana de retransmisión.
Al finalizar el directo permite obtener un listado de asistencia, la transcripción de la sesión, extraer un informe de las preguntas y respuestas obtenidas durante la misma, así como la grabación del evento para su posterior visualización.
Como podéis ver, Microsoft Teams ofrece una gran variedad de opciones para generar reuniones, cada una con sus propias características y ventajas, y que se adaptan a las necesidades que tengáis en cada momento. Y si tenéis previsto realizar un evento en directo, aprovechad y dad el salto definitivo a los Town Hall 😉
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