Recientemente he tenido la oportunidad de coincidir y charlar en un encuentro informal con varias empresas clientes de ENCAMINA del sector financiero y de seguros. La mayoría manifiestan una problemática común: dificultades en la gestión masiva de sus documentos, granjas de SharePoint on-premise de las que se ha hecho un uso inadecuado, límites de almacenamiento excedidos…Como resumen de mi encuentro con estas empresas, he extraído varias conclusiones.
Desde ENCAMINA entendemos que para aligerar las granjas y llevar esos documentos a otros sitios, necesitan una propuesta tecnológica alternativa.
Hay muchos factores que ayudan a la transformación digital de las empresas del sector financiero y del sector seguros, pero algunos se repiten y son comunes y giran en torno a los sistemas legacy de la compañía.
Archivado de documentos en sistemas legacy
Las empresas generan muchos documentos al día que, por suerte, empiezan a ser digitales. La cuestión que les surge es ¿dónde guardarlos y cómo almacenarlos? Por naturaleza, SharePoint, OpenText, Documentum, FileNet, etc. suelen ser los repositorios comunes que se utilizan para archivar documentos que no son colaborativos.
Un documento «no colaborativo» es un archivo que guardamos como justificante de una acción, por ejemplo, un contrato firmado, el DNI del cliente, los acuerdos de una póliza contratada. ¿Estos repositorios documentales son el lugar más adecuado?
Para nosotros no, y precisamente motivados por la necesidad de varios clientes con la misma problemática, desarrollamos Gada-i como evolución del archivado de documentos que ayuda aligerar el legacy de archivos que no aportan valor en esas plataformas, documentos que necesitan guardarse por necesidades del negocio y que el coste de almacenamiento debería de ser sostenible durante el tiempo.
Escenarios de uso para Gada-i
Vamos a seguir con el ejemplo de una compañía aseguradora en la que pueden darse casos de uso como los que describimos a continuación:
Gestión documental en los expedientes, eficiente e ilimitada
Nuestros expedientes (por ejemplo, de tipo siniestro) almacenan los documentos en un sitio de SharePoint OnPremise y la gran cantidad de documentos está provocando tener una plataforma inestable y con muchos problemas de rendimiento.
Con Gada-i podemos mantener la información archivada en Azure y escalar de forma ilimitada independientemente a las aplicaciones que la consumen.
Archivado de documentos con políticas y reglas de seguridad automatizadas
Como organización pueden surgirnos preguntas del tipo: ¿Es necesario mantener documentos con más de un año de vida? ¿Cómo podemos gestionar el ciclo de vida de los documentos? ¿Puedo borrar un documento de más de 5 años de forma automática?
Gada-i implementa el ciclo de vida de los documentos en Azure y nos permite aplicar ciertas reglas de negocio para archivar documentos y aplicar así un ahorro de costes en almacenamiento.
Hacer accesible el conocimiento de forma estructurada
Tenemos documentos tanto digitales, como en papel, y necesitamos que aporten conocimiento a la empresa. Tenemos que ser capaces de clasificar de forma eficiente la información y poder buscar en el contenido.
Azure Cognitive Search es uno de los servicios base de Gada-i que permite aplicar un pipeline de AI para clasificar la información, extraer conocimiento y exponer un servicio de búsqueda para encontrar el contenido.
Acelerar y automatizar formularios asociados a documentos
La mecanización de formularios manualmente es un proceso lento y de personas dedicadas a escribir en una aplicación los datos que tiene en papel.
¿Cómo validamos las autorizaciones médicas? ¿Cómo validamos las facturas que nos llegan de nuestros clientes o de las clínicas de nuestros clientes?
Podemos entrenar la AI para que reconozca estos documentos, por ejemplo, facturas, para que extraiga la información y la guarde en una base de datos, todo bajo control en el pipeline de procesamiento de Gada-i y con la trazabilidad necesaria.
Ahorrar en Gestores Documentales que no son ya necesarios
Los gestores documentales pueden aportar mucho valor, y de ahí su coste, en varias fases del ciclo de vida, pero no tienen sentido estar pagando costosas licencias para almacenar documentos que de forma natural pueden descansar en Azure.
Gada-i simplifica el archivo ilimitado de Azure, facilitando todo el valor adicional relacionado con políticas de retención, indexación e interpretación de los ficheros, seguridad, búsqueda y un largo etcétera.
Microsoft Access en aplicaciones departamentales
Por otra parte, ¿Qué empresa de este sector no tiene o ha tenido un enjambre de aplicaciones Microsoft Access dando soporte a diferentes áreas del negocio en los departamentos?
Lo dicen los expertos. Los equipos de tecnología no tienen la capacidad suficiente para desarrollar todas las necesidades de una empresa y las plataformas low-code van a ser necesarias para cubrir esta falta.
Todas están mirando al mundo de low-code y analizando las capacidades de Power Platform, entendiendo el roadmap y las funcionalidades. Sus principales objetivos: migrar esas aplicaciones Microsoft Access a Power Platform y empoderar a los usuarios de negocio para que construyan usando Power App, Power Automate, etc.
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