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Azure al servicio de nuestros documentos y su archivado

En ENCAMINA hemos desarrollado un producto que expone una API para almacenar o archivar documentos en Azure Storage, llamado GADA-i.

El objetivo de GADA-i es tener una alternativa de almacenamiento a SharePoint para aquellos documentos que ya NO van a aprovechar las capacidades de colaboración de Office 365. Podemos imaginar, por ejemplo, una compañía de seguros con millones de expedientes y documentos que apenas utiliza, pero que necesita tener localizados por si hacen falta en el futuro.

En casos como éste, en que no tiene sentido tener los documentos en SharePoint, pero que tienen que estar disponibles, es donde tiene sentido un servicio como GADA-i, en el que entran en juego otras piezas como como Azure Strorage o Azure Cognitive Search. Es el caso de Colorsurance, una compañía de seguros que te presentamos a continuación:

Gracias a Azure Storage disponemos de un almacenamiento seguro en la nube y con Azure Cognitive Search somos capaces de buscar tanto en el contenido como en los metadatos de los documentos.

Además, podemos añadir algoritmos de inteligencia artificial para que esos metadatos sean automáticos en base al contenido de los documentos.

Escenarios de uso para Gada-i

Vamos a seguir con el ejemplo de una compañía aseguradora en la que pueden darse casos de uso como los que describimos a continuación:

Gestión documental en los expedientes, eficiente e ilimitada

Nuestros expedientes (por ejemplo, de tipo siniestro) almacenan los documentos en un sitio de SharePoint OnPremise y la gran cantidad de documentos está provocando tener una plataforma inestable y con muchos problemas de rendimiento.

Con Gada-i podemos mantener la información archivada en Azure y escalar de forma ilimitada independientemente a las aplicaciones que la consumen.

Archivado de documentos con políticas y reglas de seguridad automatizadas

Como organización pueden surgirnos preguntas del tipo: ¿Es necesario mantener documentos con más de un año de vida? ¿Cómo podemos gestionar el ciclo de vida de los documentos? ¿Puedo borrar un documento de más de 5 años de forma automática?

Gada-i implementa el ciclo de vida de los documentos en Azure y nos permite aplicar ciertas reglas de negocio para archivar documentos y aplicar así un ahorro de costes en almacenamiento.

Hacer accesible el conocimiento de forma estructurada

Tenemos documentos tanto digitales, como en papel, y necesitamos que aporten conocimiento a la empresa. Tenemos que ser capaces de clasificar de forma eficiente la información y poder buscar en el contenido.

Azure Cognitive Search es uno de los servicios base de Gada-i que permite aplicar un pipeline de AI para clasificar la información, extraer conocimiento y exponer un servicio de búsqueda para encontrar el contenido.

Acelerar y automatizar formularios asociados a documentos

La mecanización de formularios manualmente es un proceso lento y de personas dedicadas a escribir en una aplicación los datos que tiene en papel.

¿Cómo validamos las autorizaciones médicas? ¿Cómo validamos las facturas que nos llegan de nuestros clientes o de las clínicas de nuestros clientes?

Podemos entrenar la AI para que reconozca estos documentos, por ejemplo, facturas, para que extraiga la información y la guarde en una base de datos, todo bajo control en el pipeline de procesamiento de Gada-i y con la trazabilidad necesaria.

Ahorrar en Gestores Documentales que no son ya necesarios

Los gestores documentales pueden aportar mucho valor, y de ahí su coste, en varias fases del ciclo de vida, pero no tienen sentido estar pagando costosas licencias para almacenar documentos que de forma natural pueden descansar en Azure.

Gada-i simplifica el archivo ilimitado de Azure, facilitando todo el valor adicional relacionado con políticas de retención, indexación e interpretación de los ficheros, seguridad, búsqueda y un largo etcétera.

 

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Sobre Alberto Diaz Martin

Alberto Diaz cuenta con más de 15 años de experiencia en la Industria IT, todos ellos trabajando con tecnologías Microsoft. Actualmente, es Chief Technology Innovation Officer en ENCAMINA, liderando el desarrollo de software con tecnología Microsoft, y miembro del equipo de Dirección. Para la comunidad, trabaja como organizador y speaker de las conferencias más relevantes del mundo Microsoft en España, en las cuales es uno de los referentes en SharePoint, Office 365 y Azure. Autor de diversos libros y artículos en revistas profesionales y blogs, en 2013 empezó a formar parte del equipo de Dirección de CompartiMOSS, una revista digital sobre tecnologías Microsoft. Desde 2011 ha sido nombrado Microsoft MVP, reconocimiento que ha renovado por séptimo año consecutivo. Se define como un geek, amante de los smartphones y desarrollador. Fundador de TenerifeDev (www.tenerifedev.com), un grupo de usuarios de .NET en Tenerife, y coordinador de SUGES (Grupo de Usuarios de SharePoint de España, www.suges.es)
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