Florida Universitària, una reconocida institución educativa, ha dado un gran salto tecnológico al adoptar Microsoft 365 y transformar por completo su sistema de comunicación y colaboración interna. Con la ayuda de ENCAMINA, Florida ha logrado una transformación exitosa que, estamos seguros, inspirará a otras organizaciones a seguir su ejemplo 😊
Un paso hacia digitalización: La elección de Microsoft 365 en Florida Universitària
Hasta hace poco, Florida Universitària contaba con una intranet basada en SharePoint OnPremise con un uso básico, limitado a ser simplemente un almacén de archivos. La comunicación y la colaboración se veían obstaculizadas por la falta de evolución de la intranet, que además no era compatible con los navegadores actuales.
Ante este desafío, Florida decidió dar un paso firme hacia la modernización y la digitalización. La elección de Microsoft 365 como la solución ideal no fue casualidad. Durante años, Florida ha depositado su confianza en Microsoft, valorando su enfoque a largo plazo, su liderazgo en el mercado y la orientación de Microsoft hacia el sector educativo.
El proceso de adopción de la solución ha sido meticuloso. Desde el primer momento, Florida Universitaria comprendió la importancia de involucrar a todos los miembros de la organización, por lo que el proceso incluye un plan de gamificación a través de herramientas de #FunEngagment para asegurar la concienciación y garantizar una transición exitosa.
Los resultados de la adopción de Microsoft 365 en Florida Universitària
Los resultados de la adopción de Microsoft 365 han sido impresionantes y Florida ha experimentado una mejora significativa en la comunicación y la colaboración interna:
- Las herramientas como Teams y SharePoint han permitido una interacción más fluida y eficiente entre los empleados, fomentando la colaboración en tiempo real y el intercambio de ideas, con un 63% de los usuarios de Florida haciendo uso de las áreas de trabajo compartidas, lo cual supone un 30% por encima de la media de otros entornos similares de Microsoft.
- El número de correos electrónicos se ha reducido notablemente y las métricas reflejan que estas comunicaciones se han trasladado a Teams, donde se han enviado más de 2.300 mensajes de canal, más de 116.000 mensajes de chat, y se han materializado casi 6.500 reuniones.
- Con la introducción de OneDrive, los empleados de Florida han visto cómo pueden acceder a sus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a Internet y esto se ha traducido en que el número de documentos en OneDrive ha pasado de 5 a 6,6 millones de archivos almacenados, mientras que los archivos guardados en total han aumentado aproximadamente en 4’5TB.
Los planes de Florida Universitària para el futuro
Florida Universitària está decidida a mantenerse a la vanguardia de la innovación y continuar brindando a su comunidad educativa una experiencia enriquecedora y colaborativa. De hecho, este importante paso en su transformación digital es solo el comienzo. La institución tiene planes ambiciosos de ampliar aún más su adopción de soluciones tecnológicas. La implementación de una nueva intranet/hub de empleados y la gestión de procesos mediante Power Automate y Power Apps son solo algunas de las metas futuras.
Florida Universitària ha demostrado cómo la adopción de Microsoft 365, con el apoyo de ENCAMINA, puede impulsar la comunicación y la colaboración en una organización educativa.
Con una visión clara y un enfoque estratégico, ha logrado mejorar sus procesos internos, digitalizar sus operaciones y sentar las bases para un futuro prometedor 🤗
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