Hace poquito explicaba en otro post como automatizar un proceso de aprobación documental en Microsoft Teams. En aquel post, veíamos cómo interaccionaban PowerAutomate y Microsoft Teams a la hora de comunicar a través de chat o de publicación de canal el documento para su aprobación.
¿Y si lo que necesitamos es que la acción de aprobación también se ejecute a través de Microsoft Teams? 🤔 Hasta ahora, muchas de las acciones de aprobación han pasado por el correo electrónico, pero, ¿cuántas veces nos hemos sentido desbordados con el correo 😵😵? ¿Y si una acción de aprobación documental se nos ha colado en esos miles de mensajes de la bandeja de entrada sin leer?
Y es que claro, si ya estoy utilizando Microsoft Teams para comunicarme y gestionar los proyectos y equipos en los que trabajo…¿Por qué no también gestionar las aprobaciones?
Esto es posible… Veamos algunas de las alternativas:
La primera opción pasa por utilizar el Bot de Flow a un usuario. Con esta opción se establecen las opciones del elemento (Aprobar y Rechazar por ejemplo), el encabezado, destinatario y mensaje que recibiría:
Con esta alternativa se visualizaría la propia aprobación en Microsoft Teams desde la propia aplicación de Power Automate integrada en Teams(Flow):
Y desde el chat:
La segunda opción pasa por utilizar las Adaptative Cards con la utilización de encuestas de Microsoft Teams (Poll) e interaccionar con las opciones a nivel de Power Automate para conseguir la automatización de la gestión de aprobación:
Y con esta alternativa se visualizará en Microsoft Teams también en el Chat de la persona responsable de Aprobación o desde la aplicación integrada de Power Automate( Flow):
Entonces… ¿Con cuál de las dos opciones planteadas me quedo?
La primera opción es muy sencillita a la hora de configurar desde Power Automate. La desventaja es que solo te da dos opciones a la hora de tomar la decisión (aprobar y rechazar por ejemplo), por lo que si tienes un proceso sencillo de aprobación, será una opción fantástica para tal fin 😉.
La segunda opción es un poquito más compleja de configurar en Power Automate, ya que requiere conocimiento de código con las Adaptative Cards, sin embargo tiene un abanico mayor de posibilidades ya que configuras la tarjeta adaptable a tu gusto y necesidad de opciones de toma de decisión en la aprobación y también de diseño. Así que, como todo en esta vida no es blanco o negro, y dependiendo de la necesidad concreta que tengamos, utilizaríamos una u otra opción y estoy convencida que habrán muchísimas más según la casuística específica 😊
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