PowerBI como eje de la adopción de M365

El pasado mes de febrero se celebró la #NetCoreConf en Valencia, y entre otras muchas charlas, desde ENCAMINA estuve yo misma hablando de cómo se convierte PowerBI en  la clave de un adopción de M365 🙂

Empezando por el principio:

¿En qué consiste una adopción?

Recientemente leía un mensaje de un periódico que decía que el correo electrónico, las llamadas y las reuniones se habían convertido en el trío de la muerte, que dedicamos más de un 30% de nuestra jornada (a veces incluso más) a gestionar correos. Eso son unas 650 horas anuales. Que tenemos una media de 62 reuniones al mes…vamos para flipar…¿Os sentís identificados con esta situación 👀🤔?

Bueno pues igual que comentamos la situación del correo electrónico, reuniones o llamadas, existen muchas otras  situaciones que impactan de forma directa o indirecta en nuestro día a día: a nivel de comunicación, de gestión documental, de gestión de proyectos, de tareas etc., que derivan a escenarios o necesidades específicas.

Para mi, la diferencia entre una formación y una adopción, es justo la clave, es decir, centrarnos en los escenarios para aprovechar al máximo las funcionalidades de las aplicaciones tecnológicas con el fin de lograr un objetivo (específico o estratégico). Una formación al uso de una aplicación nos dará la visión de las funcionalidades propias de la herramienta, sin embargo una capacitación adaptada a esas necesidades específicas, con una hoja de ruta, con unos objetivos bien definidos a corto, medio y largo plazo y con una estrategia de mejora continua, nos permitirá gestionar el cambio en la forma y lugar de trabajo para conseguir esos objetivos.

Marco de un Plan de Adopción

¿Y qué tiene que ver PowerBI en todo esto?

Pues igual que es importante centrarse en esos escenarios específicos y definir ese plan de adopción para obtener nuestros objetivos, también es importante parametrizar y monitorizar indicadores clave de cómo evoluciona nuestra estrategia, con la finalidad de tomar medidas correctoras en caso de no conseguirlo. Es decir, si mi objetivo es minimizar el correo electrónico, mejorar y canalizar las comunicaciones de forma más eficiente, tendré que ver si estoy cumpliendo ese objetivo y eso lo conseguimos analizando el uso de ese correo.

Esta información se puede obtener de diferentes formas:

1. Informes de uso de M365 de la administración central
2.  App de Microsoft 365 usage analytics
3. Conexión de OData a la información agregada de uso y actividad de M365 a través de PowerBI
4. API Report de Microsoft Graph.

Por último, cuando realmente queremos tener el análisis de la adopción, intensidad o madurez digital  que tiene nuestra organización, es que podremos apoyarnos en aplicaciones como TeamsPower, cuyo objetivo es el de proporcionar a la organización una visión del nivel de transformación digital se encuentra, a través de indicadores (semáforos), basados en unos umbrales tipificados en función del escenario o nivel de madurez y que nos aporta el valor añadido de cómo y de cuanto se utilizan las aplicaciones de M365.

Conclusiones:

Definitivamente el hecho de poder monitorizar, ver el uso que se realiza del ecosistema de M365 y acotar los KPIS específicos para esos escenarios, conseguiremos tener la trazabilidad de cómo está nuestra organización. Si además tenemos un valor añadido como TeamsPower que nos permita tipificar esos umbrales objetivo en función del nivel de la organización, tendremos mucho recorrido hecho dentro de una adopción de M365😉

Aquí el enlace a la presentación de la sesión en Slideshare:

PowerBI como eje de la adopción de M365