Generalmente tenemos tareas en la cabeza que parecen básicas en ese proceso mental que automatizamos cuando, por ejemplo, creamos un entorno demo CRM, pero no fue tan básica tiempo atrás cuando estuvimos disfrutando de la ocasión de aprender algo nuevo.
Cuando creamos una nueva instancia de Dynamics CRM, hay algunas de esas tareas que se deben realizar para poder usar diferentes funcionalidades. Una de ellas es la configuración de los buzones de correo.
Enviar y recibir correos electrónicos es una de las funcionalidades básicas de CRM. Además de poder realizar un seguimiento de nuestros correos gracias al complemento para Outlook, es necesario para el marketing automation. Dynamics CRM crea un buzón de correo para cada usuario que exista, pero estos buzones no funcionarán hasta que los configuremos.
Para poder ver las configuraciones relacionadas con el correo electrónico, debes ir a Configuración -> Configuración de correo electrónico.
Hay que tener, como mínimo, un Perfil del servidor de correo electrónico creado. Si tu instancia es de Dynamics CRM Online (y tienes licencia de Exchange Online), ya tendrás creado un perfil de Exchange Online, pero puedes crear otros perfiles.
Antes de ir a los buzones, debes configurar las Opciones de configuración de correo electrónico.
Lo recomendable es usar Sincronización del lado del servidor, pero también tienes la opción de usar E-mail Router.
Si sincronizas Dynamics CRM con Exchange (Online o Server), podrás sincronizar tanto los correos electrónicos como las citas, tareas y contactos de Outlook. También se puede sincronizar con un servidor POP3, pero solo podrás sincronizar el correo electrónico.
Una vez tengas la configuración general clara, vamos a ver cómo habilitar los buzones.
Lo primero que debes hacer es aprobar el correo electrónico de los usuarios. Para ello, cambia la vista a «Buzones activos», selecciona todos los buzones y arriba en la cinta verás la opción de «Aprobar correo electrónico».
Para poder realizar esta operación, es necesario que el usuario que la realice sea administrador de Office 365 (no sólo de Dynamics CRM).
Una vez tengas aprobados los correos, debes aplicar la configuración y probar los buzones. Para ello, vuelve a seleccionar todos los buzones y en la cinta verás la opción de «Probar y habilitar buzones».
Aparecerá una ventana emergente preguntando los registros a los que quieres aplicar la acción:
Si dejas el check marcado, después de aplicar la configuración predeterminada realizará la prueba de buzón necesaria para que los buzones estén en correcto funcionamiento. Esta prueba de buzón mandará un mail de test a la dirección de correo asociada al buzón.
Si no dejas el check marcado, una vez apliques la configuración debes realizar la prueba desde la acción que hay en la cinta, seleccionando los buzones que queramos habilitar.
Cuando las 2 columnas de estado que hay en la vista estén en «Correcto», el buzón ya estará habilitado.
También se actualizará el campo «Prueba de buzón completada el» a la fecha en la que se ha realizado la prueba.
Una vez realices esto y con el complemento de Outlook podrás realizar, entre otras cosas, seguimientos de los correos electrónicos más importantes y compartirlos en CRM para que todos los usuarios tengan acceso a esa información que se suele quedar en el buzón de correo de los usuarios. En mi opinión, para conseguir una mayor eficiencia en los procesos de una organización, se debería compartir toda la información no confidencial de todos los usuarios en un sistema CRM. Y tú, ¿qué opinas?
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