Tras un tiempo de maduración, Microsoft nos ofrece StaffHub: un servicio para poder gestionar los turnos de trabajo en nuestra empresa, además de otras funcionalidades complementarias. Es destacable su sencillez, lo que permite tener una curva de aprendizaje corta, y su movilidad, al estar basada esencialmente en la aplicación móvil.
Equipos
Cualquier administrador puede crear los equipos de trabajo que sea necesario, y dentro de estos, existe la posibilidad de crear distintos grupos. Por ejemplo, una buena estructura de la información sería crear un equipo por cada departamento, o por cada línea de producción, y dentro de cada equipo, un grupo por cada turno de personas.
Vista móvil
Desde la app para móvil, que está tanto para iOS como para Android, el usuario tiene acceso a todos los turnos que tiene programados por el administrador, pudiendo entrar en detalle en el turno para ver las notas que el administrador ha compartido en ese turno, y los compañeros que han trabajado ese mismo día.
Otro de los servicios que nos concede Staffhub desde la app móvil son las solicitudes. Hay dos tipos de solicitudes: Permutar u ofrecer turno y Solicitar permiso.
El primero de estos consigue que los empleados se puedan auto-gestionar los turnos de trabajo pudiendo realizar cambios entre ellos, permutando el turno con otro compañero o simplemente ofreciéndole uno de sus turnos.
Para el segundo tipo de solicitud, vienen algunas predefinidas, pero el administrador puede añadir nuevos tipos de solicitud. Estas solicitudes pasan un flujo sencillo de aprobación, que por regla general lo debe aprobar uno de los administradores.
También tenemos la posibilidad de hablar con algún compañero o con todos ellos desde el apartado de mensajes. Para ello, podemos mandar un mensaje privado o compartir un mensaje en el chat del equipo, ya sea para hablar sobre temas de trabajo o para hacer planes fuera del trabajo y fomentar el espíritu de equipo 😉
El último apartado nos permitiría compartir archivos con todo el equipo. Hay que tener en cuenta que Office 365 nos da diferentes opciones para compartir documentación y, por lo tanto, se necesitan unas directrices de qué documentación compartir en cada servicio de Office 365. En este caso, lo ideal sería compartir los documentos de trabajo que me interesa que el equipo tenga siempre a mano, como puede ser códigos de confidencialidad, códigos de buena conducta, manuales de las diferentes máquinas, …
Además de todo esto, en la parte superior tenemos un apartado de notificaciones y otro donde acceder a una vista mensual de mis turnos.
Administración
La administración se debe hacer desde la versión web y nos permite:
- Crear/eliminar equipos
- Añadir/quitar miembros
- Configuración de la programación (cuándo empieza, qué día empieza la semana, …)
- Añadir/quitar motivos de los permisos
- Configurar los turnos de trabajo de los miembros
- Crear notas en los días
- Exportar turnos e imprimir en PDF
- Crear grupos dentro de los equipos y añadir/quitar miembros de ellos
- …
Conclusión
StaffHub es una herramienta perfecta para organizaciones donde los empleados tienen diferentes turnos de trabajo y es un claro ejemplo de transformación digital, cambiando la típica planilla de turnos por una app móvil al alcance de cualquier empleado. Además, viene sin coste añadido con la mayoría de licencias de Office 365. ¡Tu turno!
Os dejo un vídeo explicativo:
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