Son muchas las organizaciones, grandes o pequeñas, las que de una u otra forma, analizan sus datos: financieros, de ingresos, de gastos, de operaciones, de proyectos, etc. Y es que, gracias a ese análisis y esos indicadores que representan cómo va el negocio, es posible tomar decisiones ¡Benditos indicadores de negocio 🙏!
Algunas organizaciones optan por el clásico Excel y sus tablas dinámicas, y otras emplean herramientas de mercado como PowerBI, QlikView o Tableau que permiten una mayor flexibilidad a la hora de representar y acceder a los informes.
El objetivo de este artículo no es en entrar en el debate de si es mejor una u otra herramienta, o de las diferencias entre ellas (ya que información al respecto existe mucha y como dice el refrán, las opiniones está servidas 😉). Sin embargo, y de acuerdo al Cuadrante Mágico de Gartner para las plataformas de BI del presente año:
Microsoft PowerBI es la que está liderando el mercado, por lo que, aprovechando mi experiencia en la plataforma, voy a explicaros algunos detalles a nivel del tipo de licenciamiento.
Algo que suele resultar un stopper ✋ a la hora de utilizar PowerBI suele ser el tipo de licenciamiento Pro, y es lógico…
Si tengo un licenciamiento gratuito que me permite el mismo almacenamiento, tener el mismo diseñador de informes y conectarme a decenas de orígenes de datos ¿por qué voy a pagar por ello?
Analicémoslo con detalle
Con ambos licenciamientos se consigue:
o Conectar más de 70 orígenes de datos
o Publicar los informes en Web (esto es una característica que publica los datos de forma externa a la organización, por lo que ¡cuidado con los datos confidenciales!)
o Exportar la información a PowerPoint, Excel o CSV. (esta característica suele ser muy útil cuando se requiere presentar los resultados e indicadores del informe de forma estática, es decir, tener una foto a determinada fecha del estado de los indicadores de negocio)
o 10 GB de almacenamiento en el servicio de PowerBI (plataforma cloud de visualización de los informes)
Visto que todo esto es lo que nos va a permitir PowerBI, podrías preguntarte ¿para qué pagar? Aunque la respuesta pueda parecer óbvia, desde luego no es una cuestión baladí. Veamos el por qué:
o Cuando en una organización se plantea un informe para un área determinada, con una seguridad aplicada en función de quién va a visualizar el informe (seguridad a nivel de fila), por ejemplo, un informe de todos los proyectos del área de operaciones, o un informe de cierre contable con todas las áreas donde cada responsable de proyecto o de área deba visualizar solamente aquello que es de su cartera, en este caso, vamos a necesitar modelar una capa de seguridad. Esta capa de seguridad en PowerBI se llama RLS, y esta característica solamente está disponible para usuarios con licenciamiento PRO.
o Cuando en el mismo supuesto, la idea es centralizar toda la información en un único informe, visible por aquellas personas que tengan acceso en un mismo espacio. Es decir, minimizar el esfuerzo por parte del administrador de informes, centralizando un único informe en un espacio colaborativo. Esta característica se llama App Workspace (áreas de trabajo) en PowerBI y también se trata de una característica de colaboración que solamente existe con licenciamiento PRO.
o Cuando tenemos un informe que queremos compartir con el resto de la organización o con determinado grupo de personas, bien por correo electrónico o centralizar el acceso al informe en un portal de colaboración como pueda ser SharePoint, por ejemplo, cuando un administrador requiere compartir el informe de negocio con un comité de dirección, solamente podrá compartirlo y el comité podrá visualizarlo con licenciamiento PRO.
Y si aún todo esto, quiero que los usuarios accedan con licenciamiento FREE ¿qué podría hacer?
En este caso, o bien todos los usuarios visualizan toda la información de todos los proyectos, o los esfuerzos se verían incrementados de forma exponencial. Para poder segmentar la información en función del usuario y que solamente visualizara sus proyectos, se debería replicar el informe por cada usuario, realizando el filtro de proyectos/áreas por usuario en Base de Datos. Adicionalmente y dependiendo de la estructura de la Base de Datos, un usuario un poco “avispado” podría vulnerar dicha seguridad accediendo a la consulta dentro del propio informe. Y aún con todo esto, debería ser el propio usuario el encargado de publicar el informe en el servicio de PowerBI sobre su área de trabajo.
Resumiendo
Si necesitas simplificar los esfuerzos de administración, tener seguridad en el informe en función del usuario autenticado y colaboración a la hora de la difusión del informe, ¡PowerBI Pro es tu aliado 😊!
Decidir entre un tipo de licenciamiento u otro, como habéis podido comprobar, no va solo asociado al coste. Posiblemente va a depender de cada organización, de las características que necesiten implementar o de los recursos que se quieran implicar en el desarrollo.
Yo desde luego tengo clara mi decisión, ¿Tú por cuál te decantas?
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