SharePoint es una plataforma empresarial con múltiples funcionalidades entre las que tenemos que destacar la gestión documental pero ¿qué características tenemos para trabajar con los documentos? Desde el punto de vista de un repositorio o Biblioteca de documentos tenemos las siguientes capacidades:
- Columnas o metadatos de los documentos
- Control de versiones
- Vistas o consultas de los documentos
- Plantillas de documentos
- Aprobación y/o procesos de negocio aplicados a los documentos
- Control de acceso y permisos administrados por los usuarios
Para la gestión de contenido empresarial o ECM, SharePoint nos ofrece:
- Tipos de contenido y columnas de sitio para definir los tipos documentales
- Identificador de documento único
- Enrutado de documentos basado en los metadatos
- Aplicación de políticas empresariales
- Gestión de registros digitales para aplicar el plan de archivo
- Metadatos empresariales que definen la taxonomía documental
- Búsquedas y refinamiento de documentos por sus metadatos o por su contenido
En ENCAMINA, como parte de la implantación de EMC en una organización, planificamos con sumo cuidado la gestión documental, identificando este proceso con las siguientes fases:
- Planificamos la organización de los documentos en sitios y bibliotecas de documentos, atendiendo al propietario del documento y del proceso de la empresas. En este punto hay que tener en cuenta también el almacenamiento definiendo un plan de capacidad.
- Planificamos el flujo de información de los documentos y los procesos a implementar para que estos se ejecuten de forma asistida o automatizada
- Planificamos los tipos de contenido definiendo una jerarquía de tipos documentales con los metadatos apropiados para cada uno de ellos
- Planificamos el contenido y el control de versiones necesario para cada repositorio de documentos.
El objetivo clave es llevar a cada área de la empresa un conjunto de tipos de documentos corporativos, con sus funcionalidades y características empresariales, e identificar y desarrollar los tipos de documentos particulares del área, para así conseguir democratizar la gestión documental llevándola a todos los empleados de la organización.
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