Vivimos un momento de explosión de los datos donde se estima que el crecimiento de la información se ha multiplicado por diez, acompañado de un gran aumento de dispositivos conectados al mundo de la información, donde la mayoría de servicios se ejecutan en la nube y la consumerización de IT es ya una realidad, y la pregunta es ¿Qué hacemos en la empresa para gestionar esta realidad de una forma eficaz?
Si definimos la Gestión de Contenido Empresarial o ECM (Enterprise Content Management) como las estrategias, métodos y herramientas que utilizamos para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos de los procesos organizativos de la las empresas de una forma no estructurada, y le añadimos la necesidad de reducción de costes, un lugar eficiente donde trabajar y comunicarse, desde cualquier lugar del mundo o dispositivo, ¿hablamos de una realidad? ¿es todo esto posible?
La mayoría de las empresas hacen uso de este concepto y han ido cubriendo las necesidades de gestión empresarial con diversos productos o soluciones que cubrían una pequeña porción del contenido a administrar, son las que llamamos «Typical ECM».
Cuando las empresas crecen, cambia su forma de gestión y la necesidad de conectar procesos y funciones básicas crece, es por eso que el ECM de una empresa típica no ayuda en la reducción de costes ni en conseguir que la colaboración sea un lugar de encuentro donde trabajar con la información de la empresa.
SharePoint es una plataforma de ECM lista para:
- Incrementar la productividad con herramientas familiares y una interfaz de usuario única donde las empresas pueden colaborar, buscar, compartir, socializar y acceder desde cualquier dispositivo conectado al mundo.
- Facilita el cumplimiento de las normativas empresariales y de las leyes aplicables a la información.
- Reducción de costes de infraestructura unificada, archivado o soluciones híbridas en la nube.
- Aumenta la seguridad de la información con mecanismos de encriptación o almacenamiento basado en metadatos.
Como plataforma, SharePoint 2013 nos ofrece las siguientes funcionalidades:
- Arquitectura de la Información, donde definimos el almacenamiento distribuido en bases de datos de contenido, la navegación y el ámbito de los contenidos.
- Gestión Documental, con control de versiones, flujos de aprobación de documentos, identificador de documentos, plantillas, conjuntos de documentos, etc.
- Tipos de Contenido que nos permite definir los tipos de documentos empresariales y los procesos asociados a estos.
- Metadatos y Taxonomía Empresarial, fundamental para clasificar de una forma adecuada la información.
- Contenido Social con el que mejorar la colaboración entre los usuarios.
- Búsquedas de metadatos, contenido de documentos y análisis de la información.
- Seguridad y auditorías para asegurar la información y hacer una entrega controlada de la misma.
- Organizador de contenido que permite clasificar los documentos en función de sus metadatos.
- Gestión de Registros para garantizar el cumplimiento de las políticas empresariales o legales que afectan a los documentos.
Todo esto complementado con la capacidad de desarrollo que nos ofrece para mejorar estas funcionalidades o integrándolas con nuestras aplicaciones de negocio con la idea de conseguir un entorno de trabajo único en el que los usuarios de las organizaciones centren su día a día.
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