Reflexiones y apuntes sobre arquitectura, consultoría y gestión proyectos CRM

La autosegmentación dinámica de los clientes y Microsoft Dynamics CRM

Uno de los logros profesionales de los que más orgulloso me siento es haber conseguido materializar con Microsoft Dynamics CRM uno de los conceptos que, desde siempre, más me ha atraído en torno al concepto CRM: la autosegmentación dinámica de los clientes.

¿Que es la autosegmentación dinámica de los clientes?

La autosegmentación dinámica de los clientes es conseguir que sean los propios clientes quienes, a través de sus interacciones con nuestros sistemas de información (lecturas en los correos que les enviamos en nuestras campañas de emailing, navegación por nuestras Webs, compra de nuestros productos, etc…), se vayan auto-definiendo como integrantes en los segmentos que, desde Marketing, hemos definido.

¿Qué es entonces lo importante para mi empresa?

Lo más importante entonces es definir esos, no más de, 20 o 30 conceptos esenciales que van a constituir los segmentos a los que debe estar enfocada toda nuestra actividad de marketing: los mensajes, las campañas, los productos, las marcas, la identidad…

Se trata de definir adecuadamente nuestro ideario de marketing!!!

En nuestro caso, una consultora tecnológica, la ficha del auto-perfil de nuestros clientes tiene los siguientes conceptos.

En otros sectores, por ejemplo el hotelero, sin duda los conceptos son diferentes:

Lo realmente importante, y ésta es parte de las tareas propias en la consultoría de un proyecto de implantación de Microsoft Dynamics CRM, es obtener el listado definitivo de los conceptos de marketing a utilizar.

¿Y cómo se consigue que los clientes se autosegmenten (ellos mismos)?

La respuesta no es siempre única pues depende en gran medida de la capacidad de nuestros sistemas de información de informar convenientemente a Microsoft Dynamics CRM las acciones de nuestros clientes.

Técnicamente no es demasiado complicado; se trata de utilizar la tecnología basada en Servicios Web con la que Microsoft Dynamics CRM está construida.

Algunos ejemplos reales de eventos que nuestros sistemas de información pueden ‘captar’ automáticamente son:

  • Registrar los clics que nuestros clientes hacen sobre los emails que reciben en el contexto de una campaña de emailng.
  • Registrar las páginas por las que navegan nuestros clientes dentro de nuestra Web.
  • Crear una oportunidad de venta de un tipo determinado para un cliente de determinadas características en nuestro sistema CRM.
  • Abrir una incidencia de soporte post-venta a un cliente en nuestro sistema CRM.
  • Registrar una reclamacion de un cliente en nuestro sistema CRM.
  • Confirmar un pedido en nuestro sistema ERP.

La cuestión es que estos ‘eventos’ quedan registrados en el sistema CRM, lo que provoca el lanzamiento de determinados flujos de trabajo que ‘interpretan’ las acciones de los clientes en estos eventos y las convierten en intereses que quedan convenientemente (y numéricamente) reflejados en sus fichas de perfil.

Y que nos permiten obtener vistas tan interesantes como la siguiente, dónde se muestra el ‘Ranking de impactos’ de nuestros contactos a nuestros boletines de email.



¿Y qué obtenemos?

Lo que obtenemos es una valiosísima información de los intereses (demostrados) que tienen nuestros clientes por los conceptos que forman parte de nuestro ‘ideario’ de marketing.

Información que convenientemente tratada constituye la base para conseguir uno de los más preciados objetivos del marketing: la fidelización de los clientes:

  • Ofreciéndoles lo que les interesa justo cuánto les interesa.
  • Soprendiéndoles con el envío puntual justo de la información que están buscando.
  • Ofreciéndoles alternativas de consumo complementarias a lo que están comprando.
  • Incluyéndolos en posteriores acciones más enfocadas a clientes de su segmento.

Conclusión
Ya es posible emplear la tecnología para obtener lo que el marketing históricamente ha buscado: conocer, sin apenas esfuerzo (automáticamente), los intereses de nuestros clientes.

Y ya hay empresas dónde estos conceptos los hemos hecho realidad: empresas que están tomando una importante ventaja sobre sus competidores al conseguir gestionar mejor las relaciones con sus clientes.

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XRM o cómo aprovechar el genio que tenemos en casa

Microsoft ha construido una plataforma tecnológica y funcionalmente excepcional, y aunque se ha rebasado la cifra del millón de clientes, tenemos la sensación que no se le está sacando el provecho que puede aportar a todo tipo de organización.

Muchos creemos que Dynamics CRM es una herramienta genial para que, fundamentalmente, los directores de marketing y directores comerciales den soporte a sus políticas, procedimientos y automatización de procesos en lo referido a las relaciones con el cliente.
Sin embargo, en vista de que el management responsable de la fidelización, captación y retención de clientes no termina de entender que esto del CRM es una de sus asignaturas, y no la del dtor. de informática de la empresa, la gente de Microsoft ha decidido virar para hacerle un guiño al CIO.

xRM es la propuesta para utilizar Dynamics CRM como una Plataforma de Aplicaciones con una serie de servicios ya disponibles (entidades típicas preexistentes, seguridad por roles, workflows, personalización de formularios, multicanalidad, etc, etc.) sobre los que podemos crear nuestra aplicación de negocio en un corto espacio de tiempo.


Es decir, no desarrollemos desde cero una aplicación de gestión sino que extendamos Dynamics CRM añadiéndole la funcionalidad que necesite (aunque no tenga nada que ver con el marketing/servicio/ventas) y aprovechemos no solo las fenomenales características de la plataforma para acelerar el desarrollo software sino que también, a la vez, dispondremos de una tonelada de funcionalidades disponibles para nuestra nueva aplicación o juego de múltiples aplicaciones departamentales (ahora perfectamente integradas).

Las ventajas de xRM están claras (mírate el blog de Luis Panzano ) :

  • Te olvidas de la capa de datos y el modelo. Crear entidades en CRM es un suspiro.
  • Te olvidas de la interfaz. Los formularios se pintan «sólos». Como contra, no podemos hacer grandes virguerías de diseño! o hacerlas, y usar CRM solo como framework.
  • Tracking. El log de CRM y su propia interfaz de admon, te da info de cómo están los workflows
  • La integración con outllok es «out of the box», etc.
  • Los escenarios on-line/off line son manejados por la herramienta de forma «natural».
  • 1 plataforma puede resolver 20 aplicaciones sueltas, o evitar q se creen esas 20:

¿una aplicación de gestión de expedientes? ¡métela en el CRM!
¿una aplicación de cursos? ¡métela en el CRM!
¿una bolsa de empleo? ¡métela en el CRM!
¿una gestión de compras? ¡métela en el CRM!
¿unaaaa? ¡métela en el CRM! ¡métela en el CRM!
¡métela en el CRM!, !perdón ¡métala en el xRM!

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La gestión de las cotizaciones de grupos en el sector hotelero y Microsoft Dynamics CRM

La cotización de una reserva para un grupo es uno de los procesos comerciales habituales del Departamento Comercial de un hotel o cadena hotelera.

Este artículo describe algunas conclusiones de varios proyectos de personalización de Microsoft Dynamics CRM, realizados por ENCAMINA, para la gestión de las cotizaciones de grupos, en clientes del sector hotelero.

El objetivo del mismo es proporcionar información sobre casos reales de implantación de Microsoft Dynamics CRM, para ayudar a decidir la elección de esta herramienta para la gestión de las relaciones con los agentes y agencias en la cotización de grupos.

Como referencia de los proyectos comentados en este artículo, en los siguientes vínculos están, para su descarga, los respectivos casos de éxito publicados por Microsoft:

El proceso de cotización de grupos

Habitualmente el proceso de cotización de de reservas de grupos implica la coordinación de varios actores (comerciales, agentes, gestores de cobro, !) a lo largo de una secuencia de fases:

  • solicitud,
  • confirmación,
  • depósito,
  • rooming list,
  • factura proforma,
  • transferencia,
  • liquidación,

En cada una de las cuales los comerciales realizan una seria de tareas relativamente mecánicas:

  • envío por email de la cotización a la agencia solicitante,
  • llamada a la agencia para la solicitud de la confirmación, transcurridos unos días tras el envío de la cotización,
  • recepción y registro de la confirmación de la agencia a la cotización,
  • envío por email del documento de cotización confirmado a la agencia, con solicitud del depósito en una fecha pactada,
  • llamada a la agencia en la fecha pactada en caso de no haber realizado el depósito,
  • solicitud de la rooming list,
  • recepción de la rooming list,
  • !

Y habitualmente toda la coordinación requerida durante el proceso entre los actores implicados no resulta todo lo fluida que sería deseable, tanto en lo relativo a los plazos (agencias que no contestan o que no envían el rooming list en los plazos indicados) como en lo relativo al soporte documental de cada cotización (cotización, confirmación, rooming list, factura proforma, etc!).

La situación inicial

Mientras que una de las empresas daba por finalizado el proceso tras la confirmación de la cotización, la otra incluyó las tareas de seguimiento del check-in y cobro, como parte del proceso.

Lo cual no deja de reflejar otra cosa que, independientemente de la definición del proceso, Microsoft Dynamics CRM es capaz de adaptarse con extrema facilidad a la realidad de cada empresa, sus plazos y sus tareas.

En ambos casos la gestión de la documentación era «manual»; plantillas MS Excel y MS Word, almacenadas en directorios compartidos, y utilización del correo electrónico y el teléfono como canales de comunicación con los agentes.

La personalización del formulario de cotización

Partiendo de una de las entidades básicas del sistema, Oportunidad de venta, se crearon los atributos personalizados para registrar las diferentes necesidades de información del proceso de cotización (fecha de entrada, noches, fecha de salida, régimen, personas, precios, etc!).

La automatización del proceso de cotización

En ambos casos se programaron diferentes mecanismos para facilitar la introducción de la cotización por parte del comercial:

  • Cálculo automático de las noches en función de las fechas de entrada/salida.
  • Cálculo automático de la fecha de salida en función de la fecha de entrada y las noches.
  • Cálculo automático del total y el depósito en función de las noches, las personas y el precio/persona.

Y se programaron los flujos de trabajo necesarios para automatizar las tareas en los plazos definidos a lo largo del proceso.

De este modo, el simple hecho de guardar una cotización, realiza, por ejemplo, el envío automático de un email al agente solicitante con los datos de la cotización.

O el hecho de transcurrir 7 días desde este envío sin haber registrado la confirmación de la cotización, hace que el sistema, automáticamente, envíe un email al agente (con copia al comercial) solicitándole la confirmación de la cotización pendiente.

O no haber confirmado la recepción de la rooming list, una semana antes de la fecha de entrada, crea una llamada al comercial responsable para indicarle que contacte con el agente y le solicite urgentemente la rooming list.

Y así, sucesivamente se diseñaron y automatizaron multitud de actividades para ayudar a los agentes implicados en la gestión del proceso de venta desde su inicio hasta su finalización. Siendo así el propio sistema quién les ‘empuja’ para que el proceso se ejecute tal cual ha sido definido por la Dirección Comercial.

La integración de los datos

Con Microsoft Dynamics CRM, todos los datos relativos a la cotización (tanto propios de la cotización como las actividades asociadas a la misma –emails, tareas, llamadas, etc!–), quedaron en registrados en una sola base de datos y pasaron a ser compartidos por todos los agentes comerciales y su Dirección Comercial.

De modo que la Dirección dispuso de una información valiosísima relativa al proceso comercial, útil para elaborar, entre otros, el cuadro de mando de la actividad comercial, proyecto que se realizó con éxito en una de las empresas.

Integración de la cotización con el sistema ERP

Como parte del proyecto, en los dos casos, se realizó un proceso de integración de cotizaciones confirmadas, con el sistema ERP. De modo que las cotizaciones, una vez confirmadas, pasaban al sistema ERP para su gestión por parte de otros actores implicados en el proceso.

Así, el sistema Microsoft Dynamics CRM se pasó a utilizar para dar soporte a los procesos comerciales, mientras que la gestión de las reservas correspondientes, quedaba en manos del sistema ERP.

Conclusiones

Aunque este artículo no detalla en profundidad las tareas de los proyectos descritos (consultoría previa, gestión del cambio, informes, data mining!) sí pretende ofrecer una visión general de las principales tareas en un proyecto típico de adaptación de Microsoft Dynamics CRM para dar soporte al proceso de cotización de reservas de grupo de un Departamento Comercial de una empresa del sector hotelero.

Realmente, y a pesar de la ‘resistencia’ a adaptar cualquier novedad por parte de los usuarios en general, la implantación de Microsoft Dynamics CRM, supuso un éxito tal que los agentes comerciales asumieron desde el primer día de puesta en marcha. Y la Dirección Comercial comenzó a planificar la ocupación de los hoteles con datos reales y unificados en una sola base de datos.

En proyectos posteriores, objeto de otros artículos, en ambas empresas, se implantaron progresivamente, sucesivos procesos comerciales a los que Microsoft Dynamics CRM, también dio soporte:

  • Reserva individual.
  • Visita comercial.
  • Feria/Roadshow.
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CRM y LOPD se llevan muy bien

Microsoft Dynamics CRM puede ayudar mucho a que la empresa automatice sus procesos relacionados con LOPD (además de impulsar todo el área de Marketing, Comercial, Servicio, Calidad, etc.):

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¿Es ya hora del CRM 2.0?

CRM 2.0. es algo así como la gestión de la relación con los clientes en el mundo 2.0.
Implica un modelo de aproximación a los clientes desde la misma altura, bidireccional, en plena conversación libre no dirigida. Serán los clientes los que de motu propio se definan y expresen sus intereses, en un proceso de participación y diálogo con otros y con nosotros mismos (nuestra empresa).
Por ejemplo, si un cliente está iniciando el proyecto de autopromoción de su vivienda necesitará consejos, ofertas y referencias de un montón de cosas, y también necesitará financiación a su medida de forma implícita a lo anterior o de forma explícita en un momento u otro. Si un cliente quiere emprender un proyecto empresarial estará a la búsqueda y captura de un montón de cosas, y seguro que estará como nunca, interesado por productos de banca para empresa. Lo que aparentemente resulta tan atractivo lleva una complejidad operativa importante en la solución TIC.

En el modelo CRM vigente, disponemos de segmentos e inteligencia de negocio para segmentar a los clientes basadas en reglas estructuradas (si ingresa nómina > que X y edad > que Y, entonces atractivo para Plan de Pensiones).

Sin embargo, en una conversación que debe parecer y convencer como libre, no estructurada, ¿cómo vamos a ser capaces de extraer reglas de segmentación de clientes y consultas estructuradas a la usanza de los pesados sistemas de DW o BI? ¿cómo lo vamos a hacer sin herir la intimidad de los clientes y no infringir las leyes de protección de datos personales? ¿cómo vamos a lograr que las conversaciones 2.0. sean útiles y atractivas para los usuarios clientes y a la vez supongan respuestas aprovechables para nuestros sistemas de BI? ¿cómo vamos a intervenir en las plataformas sin intervenir en las conversaciones «manualmente»?

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ENCAMINA, piensa en colores