Un sistema CRM en el sector educación, como pueda ser EDURME, nunca está solo: es el repositorio de datos de una serie de sistemas con los que necesariamente debe estar integrado para soportar los procesos que le son requeridos.
Este artículo trata de la integración de datos entre los sistemas periféricos a un sistema CRM, en diferentes proyectos de implantación en instituciones del sector educativo.
Sistemas en la periferia del CRM educativo
En la actualidad, lo más habitual es que en una institución educativa (dependiendo del nivel de desarrollo tecnológico), coexistan diferentes sistemas para dar soporte a los diferentes procesos requeridos por la misma. Por ejemplo:
- Una web pública con landing pa
ges dónde se inician los procesos de solicitud de información y de admisión. - Una intranet dónde el propio solicitante puede gestionar las diferentes fases del proceso de admisión (aportar la documentación requerida, descargarse documento de pago…).
- Una plataforma de colaboración (portal del alumno o antiguo alumno) dónde los alumnos pueden realizar las gestiones habituales durante su vida académica (alta de incidencias, descarga de certificados…) o acceder a los diferentes servicios de la asociación de antiguos alumnos.
- Un sistema de backoffice donde el personal administrativo da soporte a diferentes procesos de la institución educativa (resolución de incidencias, admisión, secretaría…).
- Una plataforma de aprendizaje/aula virtual para la gestión de los contenidos académicos (realización de trabajos, exámenes, descarga de temarios…).
- Un Sistema de análisis de datos para el reporting operativo y la extracción de datos para los cuadros de mando.
- Otros sistemas periféricos:
- Directorio activo para validación y seguridad de usuarios.
- Correo y mensajería para las cuentas y buzones de correo del personal docente y administrativo y los alumnos.
- Servicio de centralita telefónica para la emisión o recepción de llamadas.
- Sistemas para la automatización de email marketing y envíos masivos de emails (como ClickDimensions)
Integración de sistemas heterogéneos
Cada sistema da soporte a los procesos que le son requeridos, pero la problemática surge cuando no están integrados entre sí, de modo que no existe una vista única del estudiante que permita una visión integral y 360º de todos los procesos en los que ha participado.
EDURME, gracias a la integración con elementos de Dynamics 365, Dynamics Social Engagement, Azure y ClickDimensions, permite obtener esta visión integral con la que es posible dar un servicio integrado y multicanal con la excelencia que el alumno digital requiere hoy en día.
Datos necesarios para dar soporte a los procesos CRM
La implantación de un sistema CRM en una institución educativa requiere construir un modelo de datos centrado en entidad persona, que unifique en torno a la misma la información requerida para dar soporte a los procesos que, de forma genérica, se le requieren al sistema CRM, habitualmente:
- Relacionados con el futuro alumno:
- Solicitudes de información.
- Solicitudes de admisión.
- Relacionados con el alumno actual:
- Gestión de incidencias y solicitudes de soporte.
- Comunicados masivos de email sobre la situación del expediente.
- Relacionados con el antiguo alumno:
- Suscripción a la asociación de antiguos alumnos.
- Suscripción a los servicios de Bolsa de empleo.
Conclusiones
Definitivamente todo proyecto CRM en el sector educativo necesita, para conseguir una vista única de la persona y así poder dar soporte a los procesos requeridos, implementar procesos de sincronización de datos entre el propio sistema CRM y los sistemas con los que se debe integrar.
En ENCAMINA tenemos experiencia en la implementación de multitud de procesos de sincronización de datos en diferentes proyectos CRM en instituciones del sector educativo.
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