Los Departamentos de Recursos Humanos gestionando vacantes de empleo, Empresas de Selección de Personal gestionando candidatos, o Federaciones Empresariales o Sindicales gestionando bolsas de trabajo, tiene sus especiales peculiaridades tanto a nivel de información, como a nivel de procesos y operaciones (recepción de ofertas, búsqueda de candidatos, convocatoria, entrevistas, registro de los test psicotécnicos, informes de evaluación, seguimiento, justificación documental, etc!).
Y no siempre resulta sencillo decidir cuál es el sistema más apropiado para dar soporte a los requerimientos específicos de este sector.
La utilización de Microsoft Dynamics CRM como entorno de desarrollo permite su extensión, rápida y sencilla, para la gestión de los datos y procesos de un buen número de necesidades y requerimientos propios de la gestión de la selección de personal y bolsas de trabajo.
Este artículo describe algunos detalles (modelo estático de datos, diseño de formularios y algunos flujos de trabajo) de un proyecto de personalización de Microsoft Dynamics CRM, realizado por ENCAMINA, para la gestión de Departamento de Bolsa de Empleo de la FEHV: Federación Empresarial de Hostelería de Valencia.
El objetivo del mismo es proporcionar información sobre un caso real de implantación de Microsoft Dynamics CRM, para ayudar a decidir la elección de esta herramienta para la gestión integral de las relaciones con los candidatos y empresas ofertantes.
Como referencia de este proyecto, en el siguiente vínculo está, para su descarga, el caso de éxito publicado por Microsoft:
La gestión de los datos
Partiendo de las entidades básicas del sistema en Microsoft Dynamics CRM: Cuentas y Contactos, se extendió el modelo de datos, tras el análisis realizado durante la toma de requerimientos, para registrar las diferentes necesidades de información del Departamento de Bolsa de Empleo.
Orientado a la oferta de empleo originada en empresas asociadas (ofertantes) y en la gestión de la inscripción de un candidato a una oferta, el modelo de entidad-relación fue el siguiente:
Este sencillo modelo cubrió finalmente todos los casos de uso detectados durante el análisis de los procesos propios del Departamento de Bolsa de Empleo. Y quedaron identificados todos los atributos de información necesarios para la gestión de la selección de personal.
El diseño de formularios
Una vez creada la base de datos a partir de los modelos estáticos descritos, se procedió al diseño de los formularios y de las vistas personalizadas, a partir de la ordenación sistemática de la información gestionada por el Departamento de Bolsa de trabajo, y teniendo en cuenta la ubicación más ergonómica para cada tipo de usuario (formularios, solicitudes de inscripción, ofertas de empleo, informes, documentación en general).
Se muestra a continuación algunos ejemplos de vistas y formularios reales, diseñados a lo largo del proyecto.
Vista de las ofertas de empleo de una cuenta 
Vista de las inscripciones de un candidato a una oferta
Listado de las ofertas de empleo
Detalle de las ofertas de empleo
Detalle de las inscripciones a las oferta de empleo
Los procesos y las operaciones
Una vez definido el modelo estático el proyecto paso a la fase de definición de los procesos ‘dinámicos’ a los que Microsoft Dynamics CRM podía dar soporte mediante la automatización de actividades.
Tras la fase de consultoría, dónde se definieron las reglas de negocio del Departamento, se elaboraron diferentes flujos de trabajo para automatizar tareas propias de los procesos y operaciones propias de la gestión de la bolsa de empleo, entre otros (muchos):
- Aviso por email a los candidatos preinscritos, una semana antes de la fecha de inicio de la selección, para informarles del inicio del período de selección de personal.
- Creación de tareas para los responsables del proceso de selección para contactar telefónicamente con los candidatos preinscritos, el mismo día de inicio de la fecha de las entrevistas.
- Aviso por email a los candidatos que inician el proceso de selección informándoles la documentación a aportar y las fechas límite.
- Aviso por email a los candidatos inscritos informándoles la documentación pendiente de aportar, una semana antes de la fecha de finalización de la fase de entrevistas.
- Creación de llamadas telefónicas a los responsables del proceso de selección para contactar con los candidatos con documentación pendiente, dos días antes de la fecha de finalización de la fase de entrevistas.
- Avisos por email al responsable de la empresa ofertante para confirmarle las fechas del proceso de selección.
- Creación de citas automáticas a los responsables del proceso de selección y avisos por correo a los candidatos para las entrevistas durante el proceso de selección.
A modo de resumen
Aunque este artículo no detalla en profundidad las tareas de los proyectos descritos (consultoría previa, sincronización de datos con otros sistemas: Web/ERP, gestión del cambio: formación, informes, data mining!) sí pretende ofrecer una visión general de las principales tareas en un proyecto típico de adaptación de Microsoft Dynamics CRM a una empresa o departamento del sector de la selección de personal.
Con experiencia en proyectos similares del mismo sector, ENCAMINA posee la solvencia necesaria para aportar en cada nuevo proyecto una visión previa del negocio de la seleccion de personal y un saberr-hacer adquirido en empresas y organizaciones con similares necesidades.
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