Cada uno lo suyo
Aunque Microsoft Dynamics CRM ofrece la capacidad de almacenar documentación en forma de ‘Notas adjuntas’, sin embargo carece de la funcionalidad mínima esperada en cualquier Sistema de Gestión Documental: no admite búsquedas de documentos y tiene limitado el tamaño de los documentos que se pueden anexar, entre otras muchas carencias.
Sin embargo, Windows SharePoint Services (WSS) o, su versión ampliada, Microsoft Windows Office SharePoint Server (MOSS), sí aporta la funcionalidad esperada de un sistema de estas características: control de acceso, control de versiones, indexación, búsqueda, y alertas, por poner algunos ejemplos.
Un requerimiento típico de un proyecto CRM: la gestión de la documentación
Suele ser habitual que, en un proyecto CRM, surja el requerimiento de la documentación, por ejemplo:
- adjuntar a la oportunidad la documentación generada durante el proceso de venta, o
- adjuntar a la cuenta la documentacion relativa a su clasificación comercial.
Mejor juntos
Por este motivo y dado que ambos sistemas se integran de forma natural, la recomendación en este caso siempre es utilizar la combinación Microsoft Dynamics CRM y MOSS (o WSS), para dar solución al requerimiento de la gestión documental.
Un ejemplo práctico
Un caso real es la utilización que en ENCAMINA hacemos de ambos sistemas.
Por un lado tenemos CO4: nuestro sistema de gestión documental basado en MOSS, dónde almacenamos la documentación comercial asociada a nuestros clientes (propuestas, ofertas, presentaciones, etc…).
Y por otro lado tenemos Microsot Dynamics CRM, nuestro sistema para la gestión de las relaciones con nuestros clientes.
Pues bien, obteniendo lo mejor de cada uno de los sistemas, lo que hemos hecho ha sido integrarlos, de modo que, trabajando desde una cuenta en CRM, accedemos a su documentación asociada en MOSS (sin salir de CRM).
Conclusión
Sin lugar a dudas esta integración natural es la recomendada para satisfacer cualquier requerimiento relativo a gestionar la documentación en un proyecto CRM.
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