Uno de los puntos clave a la hora de valorar el éxito de un sistema CRM implantado en una empresa es la calidad de los datos. La mala calidad de los datos puede reducir la eficacia de la atención al cliente, de los esfuerzos de marketing o de la fuerza de ventas y tendríamos unos KPIs distorsionados.
Tenemos una funcionalidad en Dynamics CRM con la que evitamos que se puedan crear registros duplicados, basándose en unas reglas que debemos configurar. Lo ideal es configurar estas reglas durante la implantación de Dynamics CRM, pero si nos encontramos con algún entorno en el que haya información duplicada porque no se han configurado previamente estas reglas, podemos crear trabajos de detección de duplicados para mejorar la calidad de los datos.
Esta funcionalidad podemos encontrarla en Configuración > Administración de datos.
Configuración de detección de duplicados
Lo primero que debemos hacer es habilitar la detección de duplicados e indicar cuándo queremos que el sistema detecte que estamos introduciendo información duplicada.
Reglas de detección de duplicados
Por defecto, Dynamics CRM viene con varias reglas creadas, pero para que funcionen debemos publicarlas.
Además de estas, podemos crear nuevas reglas de detección de duplicados, incluso para entidades personalizadas o creadas por nosotros. En la regla, debemos indicar cuál es el campo que queremos evaluar para la detección. Por ejemplo, podemos detectar duplicados de una cuenta porque tiene el mismo nombre, el mismo teléfono de contacto o cualquier otro dato que pueda servirnos para identificar que una cuenta es igual a otra.
Trabajos de detección de duplicados
En el caso que tengamos duplicados en nuestro sistema CRM, podemos crear trabajos para que detecten estos duplicados. Debemos indicar sobre qué entidad queremos realizar el trabajo, y tenemos la opción de filtrar los registros gracias a la búsqueda avanzada. Podemos realizar estos trabajos en las entidades sobre las que tengamos al menos una regla publicada.
Una vez finaliza el trabajo, podemos ver los duplicados y realizar las acciones que consideremos oportunas, como por ejemplo eliminar directamente los registros que se repiten o, en el caso de que tengamos diferente información en cada uno de ellos, podemos combinarlos. La operación de combinar por defecto solo se puede realizar en las entidades Accounts, Contacts y Leads.
Funcionalidades avanzadas
Si necesitamos algo más avanzado de lo que nos ofrece Dynamics CRM, existen complementos, como por ejemplo Duplicate Detection, que nos permiten realizar operaciones más avanzadas como:
- Combinar entidades que no son las 3 nombradas antes (Accounts, Contacts y Leads)
- Realizar una combinación masiva
- Exportar un informe en Excel o PDF
- …
En resumen, para realizar una implantación adecuada de Dynamics CRM, debemos tener en cuenta que hay varias funcionalidades, como es la detección de duplicados, que debemos configurar y activar para evitar tener que realizar posteriormente un trabajo de mantenimiento de los datos. Los usuarios de CRM de tu empresa te lo agradecerán, así que… ¡Manos a la obra!
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