A la hora de hacer la valoración de las diferentes propuestas para la implantacion de un sistema CRM aunque el coste es el primer factor que afecta a la decisión final, la calidad también debe ser considerada porque al final lo barato acaba saliendo caro.

Valoracion de proyectos CRM

Este artículo describe los factores, aparte del coste que deben influir a la hora de seleccionar un proyecto de implantación de un sistema CRM.

Planificación del proyecto

El proyecto debe presentarse con una detallada planificación de fechas, cuidadosamente ajustadas a los plazos requeridos, y con la dotación de recursos necesaria para cumplir estrictamente las cargas de trabajo que supone el proyecto.

Debe contemplar tanto la duración como el trabajo, detallando si ese trabajo será presencial o remoto así como la estimación del trabajo que cada tarea exigirá al cliente.

La planificacion del proyecto debe presentarse mediante una herramienta adecuada para la gestion de proyectos como Microsoft Project o similar.

Planificación detallada

Definición del alcance

La propuesta de trabajo debe contener una descripción clara de las tareas a realizar, los requerimientos/inputs necesarios y los outputs/entregables a generar, con una estimación detallada del trabajo requerido tanto por parte del proveedor como por parte del cliente para conseguir el proyecto en los plazos establecidos.

El nivel de detalle lógicamente no puede llegar al nivel a alcanzar en el propio documento de diseño fucional o técnico que se realice ya dentro del proyecto, pero en la medida que la propuesta ofrezca una indicación clara del alcance la propuesta será mejor valorada.

Definición detallada del alcance

Metodología de trabajo

La propuesta debe incluir una descripción clara de la metodología que se va a emplear en para llevar a cabo el proyecto.

Y, aunque la tradicional metodología en cascada aún pueda utilizarse para enmarcar las grandes ‘fases’ del proyecto, hoy en día hay que exigir una orientación práctica que permita obtener entregables rápidos y eficientes (quick-wins) desde el ‘minuto cero’ del proyecto, basadas en metodologías más actuales del tipo ‘Agile’.

Esta combinación de metodologías y principios para la gestión del proyecto debe también quedar claramente explicada en la propuesta.

Metodologia híbrida

El servicio de mantenimiento

La propuesta debe describir el modelo del servicio de mantenimiento ofrecido para dar soporte a los usuarios y al sistema una vez finalice el proyecto. Y este servicio, a su vez, debe estar valorado en la oferta económica, en las diferentes modalidades en que sea ofertado.

Esto nos da la garantía que el sistema va a poder ser adecuadamente mantenido y evolucionado en su vida útil.

Modelo de mantenimiento

Prestaciones de valor añadido

Las prestaciones asociadas e incluidas de forma gratuita dan un valor adicional a la propuesta como por ejemplo ciertas horas de asesoría sobre algún asunto en concreto (i.e: licenciamiento, gestión del cambio, comparación de productos, arquitectura de sistemas), o implantaciones de otros productos o soluciones asociadas al sistema CRM (i.e: un sistema de ticketing integrado).

Sin duda una propuesta que incluya prestaciones de valor añadido debe ser mejor considerada que otra que no las plantee.

Prestaciones adicionales

Capacidad y solvencia técnica del proveedor

La capacidad técnica del proveedor debe quedar explícitamente demostrada con suficiente detalle en un epígrafe dónde se mencione las certificaciones que posee la empresa: ISO 9001:2001, Microsoft Gold Partner. Pues de otra forma, la

Así mismo, la propuesta también debe detallar la experiencia y las referencias  que aporta el proveeedor como especialistas en la implantación de sistemas CRM con clientes de referencia o en proyectos similares.

Certificaciones

Equipo de trabajo

Dado que el equipo técnico que va a implementar el proyecto es crucial para su éxito la propuesta debe incluir un resumen del currículum del equipo de profesionales que se va a dedicar al proyecto dónde se muestra su especialidad en las tecnologías propuestas.

Sobre el equipo de trabajo también debe valorarse la dedicación que cada persona estima dedicar al proyecto.

Conclusiones

La mejor propuesta en la implementación de un sistema CRM no es aquella cuyo coste es inferior. Porque esa temeraria decisión corre el riesgo de terminar seleccionando un proveedor que ejecute un proyecto que fracase.

La relación de factores diferenciales que marcan la mejor propuesta no se reduce solo a los indicados en esta entrada porque, aunque se han descrito los principales, la propuesta ganadora debe incluir aquellos que indiquen que su elección garantice el éxito en la implantación del proyecto.

No obstante cualquier propuesta debe contemplar al menos los propuestos.