La elección de la implementación Online u On-Premise de Microsoft Dynamics CRM suele ser la primera decisión una vez que una organización ha decidido implementar su sistema CRM.

Online vs. On-Premise

En la mayoría de las ocasiones los Directores de Sistemas suelen tener clarísimo cuál es su elección, aunque a todos les gusta confirmar que la elección que han tomado es la más correcta, lo que normalmente suele suceder…

Este artículo resume las principales características de ambas implementaciones y las consecuencias de decidir un modelo u otro.

You choose

Online u On-Premise: una decisión reversible

En primer lugar hay que destacar que la decisión es reversible y que, en cualquier momento, se puede pasar de un entorno a otro con relativa facilidad, especialmente del entorno Online al On-Premise, que es lo que suele ser lo habitual.

Pero cuidado porque en sentido contrario la cosa se complica un poco más, especialmente en lo que respecta a la migración de los datos y, sobre todo, si hay desarrollos personalizados que utilizan los servicios web que publica CRM a través de su SDK: requiere un proyecto algo más complejo.

Reversible

Coste de las licencias e infraestructura

Habitualmente el primer criterio en esta decisión es el coste de la inversión en licencias y hardware. En este vínculo tienes información actualizada sobre el licenciamiento Online.

Suele ser habitual que las organizaciones con una inversión previa (y grande) en infraestructuras propias, normalmente organizaciones de un tamaño grande, deseen amortizar esta inversión y tiendan a elegir la versión On-Premise.

Así como es habitual que empresas de un tamaño mediano o pequeño, sin apenas infraestructura, opten por la implementación Online.

Inversión

Desde luego que, para comenzar con una implementación Online apenas hacen falta unos minutos y unos 30€ el mes por usuario, mientras que para comenzar con una implementación On-Premise hace falta una inversión que, entre hardware (1.500€ ), licencias (3.600€ por servidor + 725€ por usuario) y comunicaciones (60€/mes) puede ascender a varios miles de Euros. Además de los servicios de instalación y mantenimiento del sistema durante el resto de su vida On-Premise!!!

Por favor, no tomar estos números como un presupuesto porque tanto los requerimientos de hardware como el propio precio de las licencias son totalmente variables, habiendo especiales descuentos a determinados sectores: educación, público, etc…

La recomendación pues depende de la inversión previa, siendo no obstante la opción Online la más favorable, financieramente hablando, para iniciar un proyecto CRM.

La seguridad de mis datos

Este segundo criterio tiene que ver sobre la inquietud que produce tener almacenados los datos en la ‘nube’: ¿están seguros mis datos? En este sentido, la recomendación también es clara:

Probablemente mis datos están más seguros en la nube de Microsoft que en mis propias instalaciones.

Microsoft garantiza a través de una serie de políticas de seguridad que los datos que gestiona en sus centros de datos cumplen las más exigentes medidas de seguridad, privacidad y legalidad.

Seguridad

Así que por lo que respecta a este criterio la resistencia al modelo Online suele ser más bien cultural (mis datos los tengo yo) que basada en causas reales.

Aunque en ocasiones muy especiales (cumplimiento estrictísimo de normativa sobre privacidad de datos muy sensibles) la opción On-Premise es la única posible!!!

Funcionalidad y aspectos técnicos

Este tercer criterio suele ser el que finalmente inclina la balanza por uno u otro modelo.

En este sentido, ambos ofrecen una funcionalidad prácticamente similar aunque bien es cierto que, mientras la implementación Online incorpora antes la funcionalidad que Microsoft va añadiendo al producto (integración con Yammer, NetBreeze, MarketingPilot…), la implementación On-Premise ofrece un mayor control sobre el sistema (uno decide cuándo y cómo incorporar qué cambios).

Técnicamente hablando la implementación On-Premise también ofrece un mayor control sobre el sistema: acceso directo a la BBDD y al resto de servicios y servidores del sistema, sin limitaciones de espacio y con un control total para escalar el sistema). En este artículo se puede encontrar una comparativa con las diferencias técnicas más importantes.

Aunque también es cierto (y no publicado por Microsoft que, vía incidencias de soporte a través de Office 365, y con mucha paciencia (y decisión), los técnicos de Microsoft Corp. pueden llegar a hacer un fine-tuning de un sistema Online como si (casi) de un entorno On-Premise se tratara.

Lo cual tiene todo su sentido y más aún cuándo Microsoft alberga (en las mismas máquinas) pequeñas implementaciones CRM Online sin apenas requerimientos (por ejemplo despachos profesionales con pocos usuarios, sin integraciones y apenas personalizadas) junto a grandes implementaciones que requieren mucha más capacidad de proceso (sistemas con complejas integraciones, gran número de usuarios y que utilizan intensivamente procesos, plug-ins y resto de técnicas para explotar el sistema).

Conclusiones

La decisión en un sentido u otro está sujeta a múltiples criterios, específicos de cada organización. Motivo por el cual no hay una recomendación clara en un sentido u otro.

Mientras que unas organizaciones prefieren la implementación Online porque la inversión inicial es (mucho) menor, otras prefieren la implementación On-Premise porque amortizan así la inversión previa en infraestructura y tienen un mayor control sobre el sistema.

No obstante y aunque la opción Online tiene algunas limitaciones intrínsecas al modelo en la ‘nube’, la recomendación inicial es que las ventajas que ofrece el entorno Online compensan estas limitaciones frente al entorno OnPremise.