El sector de la formación: Universidades gestionando cursos, Centros de Formación gestionando alumnos, o Federaciones Empresariales o Sindicales gestionando planes de formación, tiene sus especiales peculiaridades tanto a nivel de información, como a nivel de procesos y operaciones (matriculación, evaluación, seguimiento, justificación documental, etc!).
Y no siempre resulta sencillo decidir cuál es el sistema más apropiado para dar soporte a los requerimientos específicos de este sector.
La utilización de Microsoft Dynamics CRM como entorno de desarrollo permite su extensión, rápida y sencilla, para la gestión de los datos y procesos de un buen número de necesidades y requerimientos propios de la gestión de la formación.
Este artículo describe algunos detalles (modelo estático de datos, diseño de formularios y algunos flujos de trabajo) de dos proyectos de personalización de Microsoft Dynamics CRM, realizados por ENCAMINA, para la gestión de la formación, en dos empresas con diferentes necesidades:
- un Departamento de Formación de una Federación Empresarial:
FEHV: Federación Empresarial de Hostelería de Valencia, y - un Departamento de Administración de una Universidad Privada:
FLORIDA UNIVERSITARIA.
El objetivo del mismo es proporcionar información sobre dos casos reales de implantación de Microsoft Dynamics CRM, para ayudar a decidir la elección de esta herramienta para la gestión integral de las relaciones con los alumnos.
Como referencia de los proyectos comentados en este artículo, en los siguientes vínculos están, para su descarga, los respectivos casos de éxito publicados por Microsoft:
- FLORIDA. Centro de Formación Universitaria y Secundaria.
- FEHV: Federación Empresarial de Hostelería de Valencia.
La gestión de los datos
Partiendo de las entidades básicas del sistema en Microsoft Dynamics CRM: Cuentas y Contactos, se extendió el modelo de datos, tras el análisis realizado durante la toma de requerimientos, para registrar las diferentes necesidades de información de cada una de las empresas.
En un caso, más orientado a la gestión de la acción formativa basada en planes anuales de formación, y en el control de la misma (documentación aportada para la matrícula, faltas de asistencia, materiales entregados, encuestas e informes de evaluación) el modelo de entidad-relación fue el siguiente:
En otro caso, más orientado a la gestión de las matrículas de trabajadores de diferentes centros de trabajo, y a la promoción de cursos, ediciones y módulos, el modelo de entidad-relación fue el siguiente:
Ambos modelos cubrieron finalmente todos los casos de uso detectados durante el análisis de los procesos propios en cada una de las empresas. Y en los dos modelos se identificaron todos los atributos de información necesarios para la gestión de la formación en alguna de las entidades definidas.
El diseño de formularios
Una vez creada la base de datos a partir de los modelos estáticos descritos, se procedió al diseño de los formularios y de las vistas personalizadas, a partir de la ordenación sistemática de la información gestionada por cada departamento y teniendo en cuenta la ubicación más ergonómica para cada tipo de usuario (formularios, folletos, actas, informes, documentación en general).
Se muestra a continuación algunos ejemplos de vistas y formularios reales, diseñados a lo largo del proyecto.
Listado de planes de formación
Vista de los cursos asociados a un plan de formación
Detalle de un curso
Detalle de un centro de trabajo 
Vista de las personas de un centro de trabajo 
Vista de las matrículas de un centro de trabajo
Los procesos y las operaciones
Una vez definido el modelo estático el proyecto paso a la fase de definición de los procesos ‘dinámicos’ a los que Microsoft Dynamics CRM podía dar soporte mediante la automatización de actividades.
Tras la fase de consultoría, dónde se definieron las reglas de negocio de cada empresa, se elaboraron diferentes flujos de trabajo para automatizar tareas propias de los procesos y operaciones propias de la gestión de la formación, entre otros (muchos):
- Aviso por email a los alumnos preinscritos, una semana antes de la fecha de matriculación, para informarles del inicio del período de matrícula.
- Creación de tareas para los responsables del proceso de matriculación para contactar telefónicamente con los alumnos preinscritos, el mismo día de inicio de la fecha de matriculación.
- Aviso por email a los alumnos que inician el proceso de matriculación informándoles la documentación a aportar y las fechas límite.
- Aviso por email a los alumnos matriculados informándoles la documentación pendiente de aportar, una semana antes de la fecha de finalización del período de matriculación.
- Creación de llamadas telefónicas a los responsables del proceso de matriculación para contactar con los alumnos con documentación pendiente, dos días antes de la fecha de finalización del período de matriculación.
- Avisos por email al responsable del centro de trabajo para confirmarle las fechas del curso en el que se ha matriculado sus trabajadores, en el momento de la confirmación de la matricula.
- Creación de citas automáticas a los responsables del proceso de matriculación y avisos por correo a los alumnos para las entrevistas previas durante el proceso de matriculación.
- Creación de citas automáticas a los responsables del proceso de matriculación y avisos por correo a los alumnos para las entrevistas previas durante el proceso de evaluación.
- Citación por email a los alumnos para recoger el título, una vez expedido.
A modo de resumen
Aunque este artículo no detalla en profundidad las tareas de los proyectos descritos (consultoría previa, sincronización de datos con otros sistemas: Web/ERP, gestión del cambio: formación, informes, data mining!) sí pretende ofrecer una visión general de las principales tareas en un proyecto típico de adaptación de Microsoft Dynamics CRM a una empresa del sector de la formación.
Con experiencia en proyectos similares del mismo sector, ENCAMINA posee la solvencia necesaria para aportar en cada nuevo proyecto una visión previa del negocio de la formación y un saber-hacer adquirido en empresas y organizaciones con similares necesidades.
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