La verdadera prioridad de un Director de Operaciones (COO) se centra en mejorar la eficiencia operacional de la compañía, donde el objetivo principal es aumentar la productividad de los equipos, asegurando la dirección estratégica.
Muchos estudios avalan a las empresas colaborativas como empresas que mejoran su productividad gracias a estos nuevos procesos de trabajo y a la nueva visión que ofrecen con respecto a la información de trabajo.
¿Quieres conocer a los 4 fantásticos de Office 365?
1. Que la colaboración sea parte de la cultura de la empresa
Las herramientas de colaboración son el core de la infraestructura de operaciones. Son esenciales cada día de trabajo, tanto para hacer negocios con nuestros clientes como para comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo.
Por ejemplo, Office 365 nos permite que los documentos estén accesibles en cualquier lugar y momento, mantener reuniones online con la sensación de cercanía adecuada, ahorrando gastos en tiempos y viajes, planificar el trabajo de los equipos o descubrir la información relevante para el proyecto en el que estás trabajando. ¡Siempre de forma colaborativa!
Así, estaremos colaborando con nuestro equipo de trabajo, con otros grupos de la compañía, con los proveedores o, directamente, con nuestros clientes. ¡Ojo! Con las herramientas que ya todos conocemos, desde cualquier dispositivo y con las ventajas que nos ofrece la nube.
2. Ahorro en los costes de la tecnología de colaboración
Todos hemos tenido alguna mala experiencia cuando no podemos mantener una videoconferencia estable con nuestros clientes o cuando se pierde la última versión del plan de trabajo que teníamos que entregar hoy. Es fundamental evitar estos casos porque van a provocar la no asimilación de la cultura de colaboración y seguiremos trabajando de forma monolítica con nuestros documentos y nuestros clientes.
Si sólo nos centramos en el ahorro de costes, podemos acabar en este tipo de problemas, pensando que nuestras capacidades de videoconferencia son las adecuadas 🙁
De nada sirve mejorar la productividad de nuestra empresa, si no somos capaces de controlar los costes en infraestructuras o licenciamiento para tener las herramientas adecuadas a nuestra nueva cultura.
La tecnología y la nube nos ayudan con estos problemas, quitando elementos de fallo de nuestra infraestructura y ofreciéndonos patrones claros colaborativos como puede ser el control de versiones.
Las capacidades de escalabilidad y tolerancia a fallos que nos ofrece Office 365 evitarán que podamos hacer uso de la tecnología en la forma adecuada y con un coste adecuado que, junto a una buena gestión del cambio, aceleran la adopción de la tecnología colaborativa y nos permite crecer culturalmente en este modelo.
3. La seguridad es clave
Pensemos en la multitud de dispositivos que acceden a nuestra documentación o a una conversación con un cliente. ¿Cómo aseguramos la información de la compañía? ¿Qué elementos necesito para garantizar la seguridad física, la seguridad en los dispositivos móviles o la seguridad de la información?
Ahora podemos quitarnos preocupaciones ya que Office 365 se encarga asegurar el acceso a sus datacenters y la infraestructura que se encuentra en estos. Lo más adecuado es hacer uso de la autenticación de nuestro Directorio Activo, poner en práctica los múltiples factores de autenticación del Directorio Activo de Azure y delegar la seguridad perimetral, firewall, balanceadores y demás, a los administradores de Microsoft en la nube.
En la actualidad, es posible garantizar el acceso a la documentación o a las reuniones virtuales con la suite empresarial de movilidad, el administrador de dispositivos móviles (MDM) de Office 365. De manera que, si aseguramos la identidad del usuario frente a nuestro Directorio Activo, estamos asegurando los emails, adjuntos y/o documentos que se descargan en los dispositivos y todo esto de forma centralizada, en la nube y mediante el uso de políticas que permiten gestionar esos dispositivos móviles, bien sean corporativos o no.
¿Cómo aseguramos el contenido de la información? ¿Cómo garantizamos, por ejemplo, que no se puedan enviar documentos con información sensible por correo electrónico a personas que no pertenezcan a nuestra compañía? Office 365 nos permite aplicar políticas de cumplimiento sobre la documentación o los emails. Nos permite descubrir y aplicar bloqueos analizando el contenido de esa información para evitar almacenar información sensible que no cumpla con las leyes del país o con las políticas empresariales. Por ejemplo, que no podamos enviar un correo electrónico a personas externas si detecta un número de tarjeta de crédito escrito en el contenido de ese email.
4. Una formación adecuada
No toda la población actual ha nacido con la tecnología y es posible que a algunos les cueste más que a otros entender nuestra nueva cultura de colaboración. Definir un buen plan de formación nos va a ayudar en la gestión del cambio y a que la adopción de los nuevos procesos de trabajo nos hagan más productivos desde el primer día. Todo depende de que compañía queramos ser, pero el éxito no habla de procedimentar todo o de no establecer reglas para nada: hay que buscar el equilibrio entre lo estricto de tener un documento con metadatos para todo o los documentos de trabajo más habituales. Todo depende de nuestras necesidades como empresa y como individuos, junto con las necesidades de establecer un marco de trabajo adecuado para mejorar nuestra productividad, personal o empresarial, con la cultura colaborativa que Office 365 nos aporta.
En ENCAMINA somos líderes en crear esta cultura en las empresas, en transformar los procesos y procedimientos de las compañías en tecnología colaborativa que permiten mejorar la productividad desde el primer día. La pregunta es, ¿a qué esperas para mejorar la colaboración en tu empresa? Un filósofo griego decía «El movimiento se demuestra andando».
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