El pasado jueves tuve el placer de participar en un WebCast/Charla con los Expertos de SharePoint donde el tema era «pregunta todo lo que nunca te atreviste» (para las personas que no pudieron asistir os dejo el enlace para ver las preguntas). El evento fue bastante bien con casi 80 personas simultaneas conectadas y preguntando sobre nuestro servidor preferido. Lo que más me sorprendió es la gran cantidad de preguntas relativas a diferencias entre ambas versiones: cuándo escoger una opción u otra y, sobre todo, el futuro de la plataforma Online. Dado que muchas veces nos ponemos a hablar de todo lo que podemos hacer (o no) en la versión OnPremise, en este post intentaré comentar qué aspectos son comunes entre ambas plataformas, cuáles son sus principales diferencias y principalmente cuándo «tecnológicamente» debemos elegir una opción u otra.
SharePoint OnPremise
La opción OnPremise es la opción «Premium» de SharePoint en la que podemos extender todas las posibilidades que trae SharePoint. A nivel de desarrollo, podemos utilizar todas las posibilidades: podemos utilizar tanto Farm solutions (soluciones a nivel de granja), soluciones SandBox e incluso implementar Apps según el nuevo modelo de desarrollo. Pero más allá de la forma en la que desarrollamos, lo que permite, es un grado de personalización mucho mayor, tanto a nivel de branding, como a nivel de «developer», aspectos que todavía están muy lejos en su versión Online.
A nivel de sistemas tenemos que encargarnos de su mantenimiento, de aplicar los parches de seguridad, los paquetes de actualización, los service pack tanto de SharePoint, SQL Server y Windows Server.
Esto hace que la implantación de un SharePoint, a nivel de sistemas, para un departamento de IT lleve un coste de mantenimiento y de conocimiento que en muchos casos no esta preparados. Lo que lleva que muchas instalaciones de SharePoint carezcan de un entorno optimo para sacarle todo el provecho a la herramienta. (Personalmente tengo la suerte de trabajar con amigos como Jordi Lacoba, Pep Fuertes, Luise que hacen de SharePoint una extensión de sus sistemas)
A nivel de servicios podemos instalar los que necesitemos para nuestras necesidades actuales, Servicio de Búsqueda, Workflows, Servicio de Traducción, Office Web Apps,… esto hace que nosotros tengamos el control de lo que necesitamos.
SharePoint Online
SharePoint Online es un producto muy estable con esas palabras definió Mario Cortes (MVP de Office 365) el estado de la plataforma Online de SharePoint. Esto puede ser bueno en algunas circunstancias, pero en este caso no creo que así sea. Que sea estable es algo que presuponemos a cualquier sofware profesional. El tener un producto en el Cloud tiene beneficios como que no tenemos que preocuparnos por la infraestructura, ya que cualquier mejora sobre el producto se aplicará automáticamente, pero todo lo que se nos ofrece en el Cloud debe de ser cuanto menos semejante al beneficio que tenemos de tenerlo en nuestra propia infraestructura.
¿Porqué comento esto? Porque en este caso la versión Online y la versión OnPremise son muy diferentes.
Principal diferencia: cuando en la versión Onpremise abordamos un proyecto, pensamos es un sitio de publicación o de colaboración, ¿no? Pues en la versión online no podemos hacer esta pregunta ya que la versión Online los sitios de publicación no son más que una serie de paginas estáticas y de las que podemos hacer más bien poco tanto en branding como en desarrollo.
Para un sitio de colaboración en el que no vamos a tener mucha personalización, en el que queremos almacenar la documentación en bibliotecas, que se ejecuten una serie de procesos, tenemos el escenario perfecto para SharePoint Online. Pero esto limita SharePoint a un 25% de todas las posibilidades que tenemos en la versión OnPremise.
Otra pega que tiene el Cloud en general, que no tiene que ver con la tecnología, es el pensamiento cultural (por cierto muy arraigado en España) de que mis datos son míos y que soy yo el único que tiene acceso a ellos. Esta visión se ha visto muy afectada con la cesión de los datos de personas en Facebook o Google por citar dos ejemplos que hace que el confiar en el Cloud sea mucho más dificil. Personalmente, creo que el futuro esta en el Cloud, sobre todo cuando a nivel de números se vea la gran ventaja que supone los empresarios optarán abiertamente por este modelo. Mientras este proceso llegue, estaremos en entornos OnPremise, online e hibridos (entornos en los que tienes tu plataforma OnPremise pero algunos servicios están alojados en la nube como por ejemplo pueda ser Yammer)
Ventajas OnPremise
- La principal ventaja es que dispongo de todas las opciones y dependiendo de las necesidades/proyectos decido la instalación de la granja.
- Mayor facilidad para encontrar la opción adecuada en cada proyecto
Desventajas OnPremise
- Mayor coste de mantenimiento: hace una dedicación muy intensiva a nivel de Sistemas. Esto tiene un efecto es que todo los proyectos se quieran introducir en SharePoint, aunque no sea la solución adecuada.
- Mayor coste Hardware: el actualizar de versiones hace que se tengan que doblar los requisitos de una versión a otra y muchas veces tengamos que seguir peleando con versiones del producto «obsoletas» aunque naturalmente a nivel de cliente cumple perfectamente con sus requerimientos.
Ventajas Online
- Ahorro de costes en sistemas y administración de los mismos
- El fúturo es suyo, no tengo dudas que Microsoft tendrá una versión Online con las mismas características que su versión Onpremise, y que mejorará mucho este producto. En el RoadMap previsto se han introducido que mensualmente se introducirán mejoras en SharePoint, y trimestralmente se introducirá una novedad importante. En este trimestre disfrutamos de una versión de Power BI que no disponemos de su versión Onpremise.
Desventajas Online
- La principal desventaja es que hoy en día solo se pueden hacer un 25 % de las operaciones que podemos hacer en una versión OnPremise, lo cual pone que los casos en los que recomendar esta versión sea muy limitado.
Otros aspectos a destactar
Planes de Office 365
A la hora de decidir, hay otros aspectos, por ejemplo, si adquiere a un plan de Office 365 ya que interesa y mucho disponer de Exchange Online y Lync. En el mismo plan esta incorporado SharePoint Online, lo lógico y natural es que las empresas que adquieran este plan tengan la intención de aprovechar un servicio que están pagando.
Esto que a priori pueda ser un punto a favor para el uso de esta plataforma se puede volver en contra. Principalmente porque el cliente espera que puede hacer el mismo uso y las mismas posibilidades que en su versión OnPremise (al igual que en los otros dos productos), cuando la realidad es bien distinta y tienen un producto que actualmente solo es valido en unos escenarios muy limitados, lo que se traduce en el descontento del cliente.
Apps, Office Store
Apenas he comentado nada sobre las App, dentro de los partners de Microsoft existen muchas dudas sobre la Office Store y sobre este modelo de inversión, por este motivo no termina de implantarse. ¿Por qué? Esta claro que las empresas no hacen una inversión para subir Apps a precio de 1/2 € algo que no es rentable para ellas.
Al no terminar de implantarse la Office Store, el modelo de Apps no termina de disponer de todas las posibilidades que hacen falta para desarrollar un producto en condiciones y por lo tanto no se utiliza este modelo a nivel profesional. Es un poco la pescadilla que se muerde la cola. Gran parte del éxito de que se imponga en la versión Online depende sin duda de que se puedan hacer Apps en condiciones, mientras el modelo de desarrollo no sea tan potente estará todo lleno de muchas dudas e incógnitas que no benefician en nada a la plataforma. Esta claro que en un desarrollo en el Cloud no puedo disponer de ir a un servidor y dejar una DLL pero que me den la posibilidad de poder seleccionar la forma en la que yo quiero acceder a los datos y no tener ciertas limitaciones que existen hoy en dia.
Conclusión
Hoy en dia, el uso de SharePoint Online vs SharePoint OnPremise depende sobre todo del tipo de necesidad que tenga el cliente. En el supuesto en que el que el cliente quiera un sitio para guardar la documentación, realizar unos flujos de trabajo y algun aspecto más, SharePoint Online es la opción adecuada, ya que es mucho más barata. En cambio, para sitios de publicación y aplicaciones transversales, todo esto solo tiene cabida en la versión OnPremise. Conforme vaya mejorando la versión Online, ya podremos pensar otros planteamientos de cuándo utilizar infraestructuras propias o hacer uso el Cloud, pero actualmente el uso de la versión Online tenemos que tener claro las limitaciones que tiene y cuándo podemos utilizarla.
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