SharePoint desde el punto de vista del usuario

Gobierna tu SharePoint

SharePoint tiene la mala fama de ingobernable y seguro que sus motivos tendrá, pero lo que no nos podemos permitir es tener un mínimo de definición de gobierno o un Plan de Governance que nos ayude con el día a día.

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Esa mala fama

Navegando entre dos aguas se encuentran las granjas de SharePoint, el mundo de los IT Pro y el mundo de los Desarrolladores. Conocer toda la plataforma es muy difícil, y espor eso que las certificaciones oficiales de Microsoft se dividen también en estas dos grandes áreas de nuestro mundo.

Esta idiosincrasia nos ha llevado a no saber dónde tenemos que poner los límites de la responsabilidad del departamento de desarrollo y el departamento de infraestructura, por ejemplo, ¿Quién tiene que crear una lista? ¿y definir un tipo de contenido? ¿implementar un Workflow?

Cuando nos llaman para hacer un Análisis de Salud de la granja de SharePoint nos solemos encontrar estas desavenencias que llevan a una plataforma inestable, insegura y mal administrada, y como es habitual en el ser humano, la culpa es de SharePoint.

¿Qué es la gobernanza?

Desde el punto de vista de IT, la gobernanza es la alineación de la tecnología con la estrategia de negocio para proporcionar el mejor uso de la tecnología a todas las personas de la organización (Ver definición en Wikipedia).

Nosotros la definimos como el marco de trabajo que junto a unas buenas prácticas nos permiten garantizar la entrega de la tecnología aplicando seguridad y continuidad del negocio. Básicamente, un documento que define el cómo, cuándo y quién de un proceso de negocio o de un servicio de IT.

¿Qué definimos en la gobernanza de SharePoint?

SharePoint es una herramienta cuyo objetivo es dar soporte de forma transparente al negocio, y no un fin en sí mismo. Un SharePoint con una mala gobernanza dificulta esta labor, necesitando emplear más recursos para un resultado de peor calidad. Es por esto la importancia de alinear de forma estratégica la plataforma con los planes de negocio, bien definidos a corto/medio/largo plazo, y que tendrá una importancia enorme en donde emplear nuestra inversión en IT de forma efectiva, con el mejor ratio coste/beneficio.

Cada organización es diferente y no creo que se pueda definir un plan de gobernanza igual para todas, lo ideal es definir un grupo de trabajo para trabajar sobre un marco común en el que los IT Pro, Desarrolladores y Negocio se encuentren cómodos y garantice la entrega de la tecnología con unos mínimos de seguridad adecuados.

Para empezar a trabajar, en ENCAMINA iteramos sobre las siguientes áreas de SharePoint:

  • Objetivos, Visión y Roles que participan en SharePoint
  • Diseño y Arquitectura de la Información, donde inventariamos nuestros servidores, servicios, aplicaciones web, colecciones de sitios, sitios, bibliotecas, Workflow y demás, pero también definimos como se crean, el plan de mantenimiento, de copias de seguridad, y desde el punto de vista de la Arquitectura de la Información, definimos tipos de contenido, columnas de sitio, metadata empresarial, etc.
  • Desarrollo, Despliegue y Soporte, que define cómo son los entregables de desarrollo, como se realizan los despliegues, los entornos de pruebas y como dar soporte a toda la infraestructura.
  • Operaciones para el día a día de SharePoint, donde incluiremos gestión del cambio, la capacidad y disponibilidad, supervisión de la granja, gestión de permisos y todo lo relacionado con el día a día de la granja de SharePoint.
  • Seguridad, para definir quienes administran la granja, como delegamos la administración de los sitios y como se gestiona la seguridad de los elementos de SharePoint.
  • Pruebas y Formación, para despliegues de nuevos desarrollos, nuevos procesos de negocio, pero también para los usuarios nuevos en la organización.
  • Responsabilidades, el punto más importante y que más cuesta obtener, donde se define quién debe de atender los puntos anteriores y cuál es su ámbito de responsabilidad, pero siempre teniendo en cuenta los principios del documento, la entrega de la tecnología a negocio.

Después de varias iteraciones, redactamos un borrador de documento de gobernanza sobre el que volvemos a iterar, pero esta vez con los departamentos por separado para recibir el mejor feedback posible sobre el documento.  Eso nos lleva a redactar una primera versión de un documento en el que han participado los elementos claves de la organización y en el que cada uno sabe cómo actuar ante cualquier proceso, problema o petición.

Iterar, Iterar, Iterar

Me gustaría destacar la palabra “iteración” que la he usado varias veces en este post. Un documento de gobernanza tiene que estar vivo por una simple razón: se actualizan los procesos, se incluyen procesos nuevos o, simplemente, actualizamos la versión de SharePoint, y la mejor forma de mantenerlo vivo es iterar sobre el en reuniones periódicas, posiblemente mediante un comité de gobernanza que se encargue de garantizar el buen uso de este marco de trabajo, adquiriendo diferentes niveles de madurez.

Después de leer todo estos párrafos, ¿os parece y le quitamos esa etiqueta de malo a SharePoint?

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Sobre Alberto Diaz Martin

Alberto Diaz cuenta con más de 15 años de experiencia en la Industria IT, todos ellos trabajando con tecnologías Microsoft. Actualmente, es Chief Technology Innovation Officer en ENCAMINA, liderando el desarrollo de software con tecnología Microsoft, y miembro del equipo de Dirección. Para la comunidad, trabaja como organizador y speaker de las conferencias más relevantes del mundo Microsoft en España, en las cuales es uno de los referentes en SharePoint, Office 365 y Azure. Autor de diversos libros y artículos en revistas profesionales y blogs, en 2013 empezó a formar parte del equipo de Dirección de CompartiMOSS, una revista digital sobre tecnologías Microsoft. Desde 2011 ha sido nombrado Microsoft MVP, reconocimiento que ha renovado por séptimo año consecutivo. Se define como un geek, amante de los smartphones y desarrollador. Fundador de TenerifeDev (www.tenerifedev.com), un grupo de usuarios de .NET en Tenerife, y coordinador de SUGES (Grupo de Usuarios de SharePoint de España, www.suges.es)
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