Pulso Informática: Un caso de éxito basado en una nueva intranet

Pulso Informática, una empresa de software especializada en el sector farmacéutico, decidió dar un giro a su intranet, que tenía un uso mínimo por parte de los trabajadores. Con la ayuda de ENCAMINA, implementaron una nueva Intranet basada en SharePoint Online de Microsoft 365, logrando una transformación significativa en su colaboración interna. Este es el relato de esta historia inspiradora. 

De una intranet infrautilizada a un proyecto innovador

La antigua intranet de Pulso Informática, construida internamente, no cumplía con las expectativas de uso y funcionalidad. Buscando promover un uso más intensivo y eficaz, la empresa decidió realizar una auditoría UX  e implementar una nueva Intranet. 

 Para Jesús Villalba, Responsable de este proyecto en ENCAMINA, “el primer reto fue la gestión del cambio y la adopción del usuario. Sabíamos que asegurar que los empleados adoptaran la nueva Intranet podía ser todo un desafío, debido a la posible resistencia al cambio al sentirse más cómodos con los sistemas anteriores. El segundo reto fue la personalización y configuración de SharePoint. Queríamos personalizar y adaptar la plataforma para que se ajustara a las necesidades específicas de Pulso, sin comprometer su rendimiento y escalabilidad, y eso requirió una planificación y ejecución meticulosa”, aspecto, este último, en el que también coincide  Celso Delgado, IT Manager en Pulso Informática: «Incluir a todos los departamentos y áreas implicados desde el principio, mediante reuniones internas y con el personal de ENCAMINA, consensuando el diseño y la arquitectura, fue crucial para superar estos retos”. 

Seguridad y cumplimiento: priorizando la protección de datos

Otro desafío en este proyecto fue la seguridad y el cumplimiento. Migrar datos sensibles a la nueva plataforma tenía el riesgo de abrir brechas de seguridad si no se configuraban y parametrizaban correctamente las medidas de protección. Para garantizarlas, se implementaron medidas rigurosas y se planificó cuidadosamente la integración de SharePoint Online con las aplicaciones corporativas existentes, minimizando riesgos y asegurando la eficiencia operativa. 

La integración de la nueva Intranet con Microsoft Teams y Viva Connections facilitó un acceso centralizado a la información y herramientas corporativas, mejorando significativamente la colaboración y comunicación en la organización. 

Actualmente, la nueva intranet se ha alineado perfectamente con las necesidades de Pulso Informática; los empleados la están adoptando sin problemas mejorando la colaboración y eficiencia entre ellos, y la integración con Teams y Viva Connections ha beneficiado la experiencia del usuario. 

Sobre el acompañamiento de ENCAMINA en el proceso, Celso Delgado asegura que «ha sido una colaboración fluida y bien estructurada. A pesar de las dificultades, el proyecto prácticamente no se ha desviado de la planificación prevista gracias a la profesionalidad del equipo de ENCAMINA. Nuestra idea a partir de ahora es seguir mejorando la intranet, y en el fututo, integrarla con otros servicios de Microsoft como Copilot”.