Los datos son activos muy importantes para las organizaciones, bien sean datos estructurados, como las bases de datos; o datos no estructurados, como los documentos. La cuestión es ¿somos capaces de explotar esta información y sacar provecho de ella?
Las aplicaciones corporativas nos dan soporte para ejecutar nuestros procesos de negocio que son capaces de generar esta información, pero ¿tenemos capacidad de encontrar los datos necesarios entre múltiples orígenes? ¿Tenemos los metadatos adecuados para encontrar información relacionado?
En nuestros proyectos usamos Microsoft Search o Azure Cognitive Search para construir aplicaciones de conocimiento, para ofrecer soluciones de búsqueda y clasificar los documentos con capacidades inteligentes de clasificación.
Microsoft Search es el buscador de Microsoft 365 encargado de clasificar toda la información corporativa que tenemos en esta plataforma.
Desde cualquier buscador de Microsoft 365 podemos realizar búsquedas que encuentren la información tanto en los metadatos como en el contenido de documentos, listas, conversaciones, etc.
Junto al soporte de la API de Microsoft Graph, podemos desarrollar aplicaciones dirigidas por búsquedas para entregar el conocimiento de la organización a sus usuarios, acompañadas de algoritmos de inteligencia artificial que nos ayudan con la clasificación automática de los metadatos o a la extracción de datos tipo formularios o facturas.
¿Cómo relacionar documentos en diferentes sitios de SharePoint? ¿Cómo relacionar personas con esos documentos? SharePoint Syntex es un servicio de Microsoft 365 que analiza nuestros documentos para generar un grafo que relaciona unos con otros.
A partir de un término, somos capaces de encontrar la información relacionada a la que tenemos acceso y convertirla en conocimiento empresarial.
Azure Cognitive Search es un servicio para clasificar y buscar datos estructurados y/o no estructurados al que se le pueden añadir habilidades de inteligencia artificial para enriquecer los metadatos de la información que queremos clasificar.
Con Azure Cognitive Search podemos desarrollar aplicaciones que permitan exponer el conocimiento a los usuarios y darles capacidades de búsqueda de la información. La idea es no hacer una consulta en base a un filtro. El objetivo es realizar una búsqueda que ejecute un pipeline inteligente para encontrar los datos más relevantes que el usuario necesita.
Teniendo Servicios similares en cuanto a capacidades de búsqueda inteligente y clasificación automática no es fácil elegir un servicio u otro, pero sí que podemos identificar ciertos aspectos en los que uno de ellos puede ser más relevante.
El primer es aspecto es el referido a la colaboración de los documentos. SharePoint Online es la plataforma por excelencia de colaboración, y Microsoft Search nos permite realizar búsquedas sobre el contenido de nuestras colaboraciones. Aquí, Azure Cognitive Search pierde capacidades, pero es la elección más adecuada para buscar sobre documentos archivados en Azure Storage, un almacenamiento más barato que SharePoint Online.
Otro aspecto podría ser la experiencia del usuario. Con Azure Cognitive Search podemos desarrollar aplicaciones con diferentes perspectivas de usuarios. Por ejemplo, una simple caja de búsqueda puede tener una potencial mejora en el consumo de los datos corporativos en una aplicación de negocio. No quiero decir que con Microsoft Search no se pueda llegar a la misma experiencia, pero sí que es más compleja de implementar (y más si nos centramos en SharePoint Online).
¿Qué hacemos con nuestros datos estructurados? Cualquiera de los dos servicios tiene la capacidad de indexar contenido heterogéneo: Microsoft Search con los conectores de Graph y Azure Cognitive Search de forma nativa. En este caso, tenemos que valorar dónde se va a consumir esta información y dónde esperan los usuarios encontrarla.
No hay un ganador absoluto, ni una herramienta para todo. En cada caso, toca analizar los pros y contras que nos podemos encontrar y diseñar la mejor solución. Lo importante es conocer las opciones para poder elegirla con criterio.
Mis compañeros David Vidal y Francisco Martí nos hablan de estos dos servicios en un interesante debate en el Propulsion Academy de ENCAMINA 🙂
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