Microsoft Flow: creando flujos de trabajo en la nube

Si necesitas crear flujos de trabajo integrando múltiples sistemas de forma sencilla, en este post vas a encontrar la solución a tus problemas.

Para conseguirlo, Microsoft está trabajando en una herramienta que ha bautizado como Microsoft Flow, que nos permite crear flujos de trabajo contra casi cualquier sistema o producto del mercado, desde un entorno web e integrado con Office 365 .

¿Qué es Microsoft Flow?

Podemos definir Microsoft Flow como una herramienta 100% dedicada a crear flujos de trabajo automatizados, que van desde obtener notificaciones, a sincronizar archivos, recopilar datos desde casi cualquier origen o integrar sistemas de información.

Todo esto puede sonar muy genérico, pero si ponemos ejemplos, empezamos a ver el potencial de la herramienta: Podemos insertar los tuits que escribamos con un #hashtag  concreto en una lista de Sharepoint, o hacer un backup de entradas de Yammer en una tabla de SQL Server.

Microsoft Flow, se encuadra dentro de las aplicaciones PowerUser junto con PowerApps y PowerBI y las tres tienen en común que permiten crear distintos tipos de aplicaciones de forma rápida, sin necesidad de escribir código y son de fácil distribución.

Hay que recordar, que es un producto en Preview, y por ello hay funcionalidades que pueden estar aún inestables, o por terminar.

Integración total: Conectores a Servicios

Como sucede en PowerApps y PowerBI, Microsoft Flow no se queda atrás en cuanto a conectividad y permite conectar los flujos de trabajo casi con cualquier servicio o aplicación que podamos encontrar en el mercado.

Desde redes sociales como Yammer o Twitter, con servidores de correo como Outlook o contra sistemas CRM como Dynamics 365 o SalesForce.

Podemos, tanto configurar eventos contra estos servicios para iniciar un flujo de trabajo, como interactuar para trasferir o recibir información.

¿Cómo empezar con Microsoft Flow?

Para empezar a trabajar con Microsoft Flow lo primero que necesitamos es tener una licencia de Office 365 y acceder desde el menú de aplicaciones o bien desde la dirección: https://flow.microsoft.com.

Una vez en el portal, podemos gestionar los flujos ya creados, pudiendo editarlos, activarlos para su uso, o bien ver las últimas ejecuciones de un trabajo para revisar resultados o posibles errores en el proceso.

Es posible crear un flujo desde cero, o haciendo uso de las múltiples plantillas que nos proporciona la plataforma.

Es muy recomendable empezar desde una plantilla, ya que con las que existen actualmente cubrimos un gran número de escenarios que nos pueden ahorrar horas de trabajo.

¿Cómo se inicia un flujo de Trabajo?

El primer paso a introducir en un flujo de Flow, es el paso de inicio o desencadenador de un trabajo.

Hay multitud de eventos para elegir, pero si hiciéramos una clasificación tendríamos los siguientes tres tipos

• Creación de un elemento en el servició de origen: Entrada de un tuit, añadir una fila a una tabla de SQL o crear un elemento de una lista de Sharepoint, valdrían como ejemplos para este tipo de inicio.

• Periodicidad: Se puede configurar que un flujo se ejecute cada ciertos  intervalos de tiempo, e incluso indicarle la fecha y la hora en la cual queremos que empiece a ejecutarse.

• Peticiones HTTP: Se puede vincular el inicio, tanto a una petición Post en una API externa, o bien exponer una URL de petición de inicio de flujo para usarla desde aplicaciones de terceros.

• Desde una PowerApps: Es posible vincular el inicio de un flujo de trabajo a un evento en un botón de PowerApps, para que desde nuestra aplicación móvil podamos iniciar flujos de trabajo en Flow.

¿Qué elementos podemos utilizar en Flow?

Además de programar el inicio de un Flow mediante desencadenadores, la herramienta proporciona una serie de artefactos para ir dando forma al proceso y configurar los diferentes pasos.

Cuando se añade un nuevo paso al proceso podemos elegir entre añadir:

• Acción. Posiblemente es el paso más dinámico o complejo, ya que dentro de una acción tenemos casi el total de peticiones que podemos hacer desde Flow. Por destacar algunas, existen operaciones CRUD contra aplicaciones como Sharepoint, Dynamics 365 o Yammer, peticiones Post contra Custom API que tengamos registradas o acciones de terminación de flujos.

• Condiciones. Para poder desarrollar distintas ramas de ejecución en Flow, podemos utilizar las condiciones, que funcionan de la forma “IF – Else”, en base a una condición que configuremos. Podemos evaluar valores de cajas anteriores, comparándolo con valores dinámicos o con constantes que definamos en la condición.

• Loop y Do Until

Para realizar recorridos o búsquedas sobre un “listado de objetos” podemos hacer uso del Foreach y del Do Until que nos aporta Flow. Con estos dos controles podemos trabajar con estructuras de datos más complejas y que necesiten de repetición de una acción.

                                                                Con estas instrucciones  podríamos recorrer todas las entradas del último mes en Yammer o buscar el primer elemento de una lista de Sharepoint que cumpla una condición.

Además, es posible configurar el tiempo máximo de búsqueda o el número de elementos a tratar en una operación Do Until.

Microsof Flow integrado en SharePoint Modern List

Con la llegada de las nuevas Sharepoint Modern List, no solo ha llegado una nueva experiencia de usuario, si no que se ha integrado tanto Microsoft Flow como PowerApps con las listas de Sharepoint.

Actualmente desde una lista de Sharepoint ya es posible crear una PowerApps o un Flow relacionado con esta lista en concreto.

En el caso de Flow, desde el propio Sharepoint podemos seleccionar crear nuevo flujo y es el propio Sharepoint el que propone una serie de plantillas predefinidas para crear un nuevo proceso.

Una vez seleccionada la plantilla, se listarán todas las conexiones necesarias para contruir el flujo, y en caso de no tener conexiones ya configuradas habrá que dar permisos a Flow para que conecte contra Sharepoint, Office365 o cualquier otro servicio que necesitemos.

Desde este punto, ya volvemos a la edición normal de un flujo y se puede suprimir o añadir los pasos que se necesiten.

Lo bueno de crear un flujo desde la lista de Sharepoint, es que ya vienen configurados los pasos necesarios para interactuar con esta lista.

Resumen

Como vemos en este artículo, se va cerrando el círculo en cuanto al mundo PowerUser y la integración que Microsoft busca entre todas sus herramientas. Si bien PowerBi y PowerApps (en menos medida) son ya herramientas asentadas, para Flow aún queda mucho camino por recorrer.

Estamos hablando de una versión Preview, que está muy lejos de otros servicios como Logic Apps, y que decir de otras aplicaciones o BPM como Nintex o K2.

Viendo todo con perspectiva, a día de hoy, hacer flujos de trabajo complejos con Flow es poco viable, pero sí se atisban funcionalidades muy interesantes que de potenciarse, pueden ser muy útiles en el ecosistema de Office 365 y  sin duda, puede llegar a tener un hueco importante para esta herramienta.

El tiempo lo dirá…y nosotros te lo contaremos ?