Microsoft 365 Copilot: Consejos para tener preparados los datos

En la era de la Inteligencia Artificial, donde los datos se consideran el «nuevo petróleo», las organizaciones se enfrentan al desafío constante de procesar información de manera eficiente y efectiva.

Herramientas como Microsoft 365 Copilot, especialmente en entornos que utilizan Microsoft 365, pueden ser aliadas excepcionales en esta misión, siempre que se alimenten con datos de alta calidad. Sin embargo, alcanzar un nivel óptimo de organización y calidad de datos requiere de una estrategia sólida y metódica. En este artículo, exploraremos consejos prácticos para mejorar la preparación de tus datos, permitiendo así que Microsoft 365 Copilot funcione con la máxima precisión y relevancia.

Mejorar la calidad y la organización de tus datos no solo optimiza las operaciones diarias, sino que también potencia herramientas de inteligencia artificial como Microsoft 365 Copilot. Para alcanzar este nivel de eficiencia, es fundamental seguir algunas mejores prácticas.

1. Eliminación de contenido ROT (Redundante, Obsoleto y Trivial): Al realizar auditorías extensivas y eliminar información que ya no aporta valor, tu organización permitirá que Microsoft 365 Copilot se enfoque en materiales relevantes y actuales. Implementar políticas de retención ayuda a mantener este orden y cumple con regulaciones, reduciendo riesgos legales y de seguridad.
2. Organización lógica de contenido: Una estructura bien pensada en tus archivos y comunicaciones mejora significativamente la accesibilidad y comprensión de la información. Esto incluye el uso inteligente de carpetas, la creación de sitios específicos en plataformas como SharePoint y la asignación de metadatos adecuados, facilitando que Microsoft 365 Copilot establezca relaciones entre los datos.
3. Uso de etiquetas con palabras clave: La aplicación de etiquetas y metadatos descriptivos garantiza que Microsoft 365 Copilot pueda categorizar, buscar y recomendar contenido de manera eficiente. Este proceso ayuda a identificar rápidamente los temas o características cruciales de los documentos y comunicaciones.
4. Estandarización de nombres de archivos: Al evitar abreviaturas y mantener convenciones de nomenclatura claras y consistentes, se logra que el contenido sea más fácilmente reconocible y accesible tanto para los empleados como para herramientas como Microsoft 365 Copilot.
5. Consolidación de versiones: Mantener solo la versión final y actualizada de los documentos elimina la confusión y contradicciones, ofreciendo a Microsoft 365 Copilot los datos más precisos para analizar y referenciar.
6. Fomento de hábitos de higiene de datos: Inculcar una cultura organizacional que priorice la limpieza y organización de datos garantiza una calidad constante a lo largo del tiempo. Esto se puede lograr a través de capacitaciones, reconocimiento y asegurando el cumplimiento de las políticas de privacidad.
7. Consolidación de datos en menos repositorios: Unificar la información reduce la complejidad y permite a Microsoft 365 Copilot realizar conexiones más coherentes y significativas entre los diferentes tipos de datos.

La preparación de datos representa una faceta crucial en el aprovechamiento de las soluciones de inteligencia artificial como Microsoft 365 Copilot. A través de la implementación de estas prácticas recomendadas, tu organización no solo optimizará su manejo de la información, sino que también potenciará la capacidad de Microsoft 365 Copilot para generar insights valiosos y relevantes. Esto se traduce en una toma de decisiones más informada, procesos ágiles y una ventaja competitiva sustancial en el dinámico mundo empresarial actual.

Recordemos que la calidad de los datos con los que alimentamos a estas herramientas define en gran medida su eficacia. Al adoptar una cultura que valora la higiene de datos y al aplicar métodos sistemáticos para su gestión, las organizaciones se posicionan para un futuro más innovador y exitoso. En última instancia, la inversión en la limpieza y organización de datos es una inversión en la claridad y precisión de las decisiones que guiarán el camino hacia el éxito sostenible.

Desde ENCAMINA, tenemos diferentes prácticas y herramientas que os pueden ayudar a trabajar en estas recomendaciones:

• Adopción de Office 365
• Arquitectura de la información
• Archivado de documentos eficiente usando Gada-i