Los “Modern Team Site” o “Modern Comunication Site” de SharePoint molan, y mucho, no solo por la funcionalidad que tienen como sitio de colaboración o comunicación para trabajar equipo de forma eficiente y productiva, sino por la sencillez que representan los nuevos elementos web a la hora de montar una intranet, un portal de partners o un sitio de comunicación empresarial. Tengo que reconocer que les falta un punto de maduración, pero si bien es cierto que cuando implementen un abanico mayor de posibilidades en su configuración, aspecto, plantilla de página, etc. esto será la pera limonera ( para entonces seguro que ya estará madura 😉 )
El motivo de esta breve introducción es porque me he visto recientemente en la necesidad de explorar las posibilidades en cuanto a formularios se refiere y en su inserción en un Modern Team Site. Hay veces que una organización se plantea la necesidad de recopilar información:
Si bien es cierto que a nivel de Helpdesk existen muchos en el mercado que con poca personalización cubren todos los requisitos de gestión de la incidencia, como pueda ser el módulo de Customer Services de Dynamics365 o el Service Desk de Jira, a veces una pyme no puede permitirse ese software de mercado, y necesita una alternativa con los recursos que dispone. Otras veces, es tan sencillo lo que necesita recopilar en un formulario, que una herramienta como las comentadas es excesiva para cubrir su objetivo.
Centrándome por tanto en estos casos de gestión de la información mediante un formulario sencillo, me ha llevado a analizar los pros y contras de dos alternativas: Microsoft Forms vs EditForm de PowerApps.
Microsoft Forms tiene una interfaz muy amigable a la hora de hacer un formulario o un cuestionario. Además te permite compartirlo mediante un iframe, un código QR, correo electrónico o un vínculo.
En las páginas de los Modern Team Site existe un elemento web específico para Microsoft forms, y es muy sencillo de insertar realizando los siguiente pasos:
1. Edición de la página
3. Creación o selección de un formulario
La inserción del EditForm de PowerApps es también sencilla ya que también existe en el Modern Team Site de SharePoint un elemento web que permite insertar mediante la etiqueta Iframe de HTML el formulario en sí.
Al igual que con Microsoft Forms la interfaz para crear una nueva App de Formulario en PowerApps que se conecte a una lista de SharePoint es sencilla, sin embargo, para su diseño sí que es necesario tener un poquito más de conocimientos (para darle el aspecto y la funcionalidad que realmente queramos). En este caso, lo mejor es que veáis este mini vídeo con los pasos de creación de la app así como su inserción:
¿Sencillo verdad? Ahora bien, decidir si Microsoft Forms o EditForms de PowerApps va a depender realmente de la gestión posterior de la información que queramos realizar.
Con Microsoft Forms lo que tendremos será un Excel con los resultados, y el tratamiento del dato será la que nos permita el propio Excel. También dispondremos de una visualización estadística de los mismos en el propio Microsoft Forms, mientras que la opción del EditForm de PowerApps planteada en este artículo va a nutrir la información de una lista de SharePoint, lo que nos va a permitir por ejemplo sintetizarla o agruparla por un metadato en concreto en otra página, aprovechar el potencial del buscador inteligente de SharePoint con su indexación por metadatos, o incluso avanzar el tratamiento de dichos registros mediante flujos de trabajo.
¿Difícil elección verdad? Pues eso, como en todo en la vida, dependiendo del objetivo que queramos obtener, se adaptará mejor una u otra opción 😉
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