Copilot: qué es y cómo prepararse para su llegada

Cómo funciona Copilot en sus diferentes versiones y cómo debe prepararse una organización para su adopción, temazos que vamos a tratar en este artículo y que el miércoles 11  de octubre abordaremos también en un webinar de 30 minutos. Si te interesa el tema, lee y apúntate al webinar «Prepárate para Copilot…y lo que viene»😜

Microsoft Copilot es una herramienta de productividad con tecnología de inteligencia artificial que utiliza una combinación de LLM (un tipo de algoritmo de inteligencia artificial (IA) que emplea técnicas de aprendizaje profundo) y grandes conjuntos de datos para comprender, resumir, predecir y generar contenido. Estos LLM incluyen modelos previamente entrenados, como GPT generativos (GPT-4, por ejemplo) diseñados para destacar en estas tareas. 

Microsoft Copilot también tiene diferentes versiones para diferentes plataformas. Por ejemplo, Copilot para Windows es una herramienta de asistencia basada en la IA que mejora y agiliza la experiencia de los usuarios en Windows. Copilot para Microsoft 365 combina el poder de los grandes modelos de lenguaje (LLM) con datos de negocio y las aplicaciones de Microsoft 365. Copilot para Power Platform es una herramienta de productividad que ayuda a los usuarios a crear aplicaciones de Power Platform más rápido y con menos errores. Y, por último, Copilot para GitHub es una extensión que proporciona sugerencias de código inteligentes y completado de código en tiempo real para los usuarios de GitHub. 

¿Cómo funciona Microsoft 365 Copilot?

En el apartado anterior ya hemos visto que Microsoft 365 Copilot es una herramienta de productividad que utiliza inteligencia artificial para ofrecer asistencia en tiempo real a los usuarios. La particularidad de M365 Copilot es que se integra con aplicaciones populares de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y otras.  

Cuando un usuario envía una consulta a través de una de estas aplicaciones, Copilot la procesa previamente mediante un enfoque llamado grounding, que mejora la especificidad de la consulta para garantizar que se obtengan respuestas relevantes y procesables para la tarea específica. La consulta puede incluir texto de archivos de entrada u otro contenido detectado por Copilot. Copilot envía la consulta al modelo de lenguaje grande (LLM) para su procesamiento. A continuación, Copilot toma la respuesta del LLM y la procesa. Este procesamiento posterior incluye otras llamadas de grounding a Microsoft Graph, comprobaciones de inteligencia artificial responsable, revisiones de seguridad, cumplimiento y privacidad, y generación de comandos. Finalmente, Copilot devuelve la respuesta a la aplicación, donde el usuario puede revisar y evaluar la respuesta. 

Se puede apreciar el esquema de procesamiento descrito anteriormente en la siguiente imagen: 

Hay que destacar que Copilot solo accede a los datos a los que un usuario ya tiene acceso, en función, por ejemplo, de los controles de acceso basados en roles existentes en Microsoft 365. 

¿Cómo se prepara una organización para M365 Copilot?

Si una organización quiere adoptar Microsoft 365 Copilot, debe tener en cuenta los siguientes puntos: 

• Requisitos previos: Antes de implementar Microsoft 365 Copilot en la organización, es importante revisar los requisitos previos y comprobar que la organización está preparada para ello. Entre los mismos, podemos destacar los siguientes:

• La organización debe usar Microsoft 365 E3 o E5 y tener una licencia para Microsoft 365 Copilot.
• La organización debe tener Aplicaciones Microsoft 365 para empresas implementadas y habilitadas para los usuarios
• Los usuarios deben tener cuentas en Entra ID y una cuenta de OneDrive.
• Los dispositivos de usuario deben estar en el canal actual o en el canal Monthly Enterprise y permitir las conexiones de WebSocket a los puntos de conexión de Microsoft 365.
• Los usuarios que deseen utilizar Copilot en Outlook deben usar el nuevo cliente Outlook (para Windows y Mac)

• Si se quiere utilizar Copilot con Microsoft Loop se debe tener habilitado este servicio en el inquilino.

• Asignación de licencias: Es necesario asignar las licencias necesarias a los usuarios para que puedan utilizar Microsoft 365 Copilot. La asignación de licencias se puede realizar a través del centro de administración de Microsoft 365.
• Comunicación y adopción: Es importante comunicar a los usuarios sobre Microsoft 365 Copilot y sus características. Por ejemplo, se puede utilizar el asistente para la puesta en marcha de Microsoft Copilot disponible en la administración de M365, el cual dispone de una plantilla de correo electrónico personalizable que se puede utilizar para notificar a los empleados la puesta en marcha de Microsoft 365 Copilot y sus características.
• Configuración de políticas de permisos: Como se ha visto en puntos anteriores, antes de generar una respuesta a la solicitud de un usuario, Copilot revisa el acceso que tiene el solicitante a la información existente en M365 para proporcionarle una respuesta únicamente a partir de los datos a los que tiene acceso. Por lo tanto, es importante configurar las políticas de permisos para garantizar que los usuarios tengan acceso solo a los datos y aplicaciones que necesitan para realizar su trabajo.

Las organizaciones necesitan hacer una revisión de los permisos asignados fundamentalmente en SPO, Teams y OneDrive para detectar posibles documentos que estén sobre expuestos dentro de la organización. Es recomendable también utilizar el portal de Microsoft Purview para detectar tipos de contenido sensible dentro de la organización y protegerlos mediante etiquetas de confidencialidad y/o políticas de DLP.  

• Controles administrativos: Se deben establecer controles administrativos para garantizar que los usuarios utilicen Microsoft 365 Copilot de manera responsable y segura.

Plugins para Copilot: acceso a otros datos de la organización

 Los plugins para Microsoft 365 Copilot son una forma de integrar aplicaciones y servicios en Microsoft 365 Copilot . Los plugins permiten a los desarrolladores utilizar herramientas, inversiones y habilidades en software ya existentes. Hay tres tipos de plugins para Microsoft 365 Copilot:  

• Plugins de ChatGPT: permiten a los desarrolladores crear modelos de lenguaje natural personalizados que se pueden utilizar en Microsoft 365 Copilot.

• Extensiones de mensajes de Teams: permiten a los usuarios interactuar con los servicios y aplicaciones de terceros directamente desde Microsoft Team
• Conectores de Power Platform: permiten a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados y automatizar tareas en Microsoft 365 Copilot.

Si te ha gustado el artículo, recuerda que el día 11, tenemos un webinar para saber más y en el que podrás preguntar todas tus dudas 😊¡APÚNTATE!👇