Alternativas para compartir contenido con Power BI

Cuando necesitamos colaborar a nivel documental con compañeros o con personas externas a nuestra organización, utilizamos mecanismos como la compartición de archivos de OneDrive o incluimos a los miembros invitados en Teams para colaborar recurrentemente. Pues bien, cada vez más, nos encontramos con esa necesidad a la hora de colaborar con informes de Power BI entre compañeros o incluso entre usuarios de diferentes entornos.

¿Alguna vez has tenido esta necesidad de colaborar con tus informes de Power BI, incluso con colaboradores externos y no sabes cómo hacerlo🤔?

Pues bien, 👀💡 veamos qué alternativas tenemos a la hora de compartir el contenido del servicio de Power BI:

En primer lugar, si hablamos de compartir con compañeros de una misma organización, siempre tendremos la opción de:

1. Compartir un solo informe:
   

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2. Dar acceso a un área de trabajo:  
3. Generar una app y distribuirla en la organización:

*Si tu colaboración es recurrente, la primera opción no sería la adecuada, ya que perdemos el foco de qué informes tengo compartidos y con quién. Aquí aplicaría la misma buena práctica que la compartición entre OneDrive vs Teams/SharePoint: si vas a compartir puntualmente, esta primera opción estaría bien. Si vas a colaborar en diversos informes, van a haber modificaciones en los mismos, teneis que trabajar conjuntamente entre los diferentes informes y paneles, entonces tu mejor opción sería la segunda. Si lo que necesitas es distribuir informe, panel y conjuntos de datos “paquetizados” a modo de solución para su consumo visual por los usuarios, entonces la tercera sería tu mejor opción 😉

¿Y qué ocurre cuando lo que queremos es compartir uno o varios informes entre usuarios que son externos a nuestra organización🙄?

En este sentido, también podrás utilizar las tres opciones que hemos explicado anteriormente, pero con una serie de consideraciones:

1. Se permite agregar usuarios invitados a nivel de Power BI o bien se agregan a nivel del tenant.

2. Que a nivel de la Administración de Power BI se permita a los usuarios invitados acceder y/o gestionar contenido de PowerBI.

3. Que los usuarios dispongan de licencia Pro o Premium (tanto quien comparte como quien va a consumir)

Solo por curiosidad… ¿Cuál es la experiencia de los usuarios invitados a la hora de visualizar y acceder al contenido de Power BI?

En este sentido y retomando las tres opciones de compartición que hemos comentado antes:

1. Si se ha compartido un informe, recibirá un correo (el usuario invitado) con un vínculo desde el que poder acceder al informe:
2. Sin embargo, si lo que hacemos es darle acceso al workspace, deberemos compartirle la url del site del workspace para que pueda acceder ( habiendo dado previamente acceso al workspace): * Todavía no existe el «botón» de compartir un workspace. Para mi gusto, esta forma de compartir una url todavía puede ser mejorable 😉 Y ya será el sumum cuando se permita también desde Power BI  una navegación entre entornos.
3. Si lo que queremos es compartir una aplicación de la organización con usuarios externos. En el momento de configuración de la app, incluiremos el acceso a los usuarios o grupo de personas específicas, pudiendo incluir aquí a los usuarios externos a la organización:

Y tu, ¿Con que alternativa te quedas a la hora de compartir el contenido del servicio de Power BI 😜?