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DocuSign, clave en la transformación digital

Actualmente en el mundo empresarial todo se mueve mucho más rápido gracias a la transformación digital. En este sentido, el uso de firmas electrónicas y procesos digitales está suponiendo una mejora radical en la experiencia de los clientes.

Tras la transformación digital, muchas empresas han logrado el hito de desterrar el papel gracias a DocuSign, ya que es la forma más rápida y segura para enviar, firmar y aprobar documentos en cualquier momento y lugar. Imagínatelo en tu empresa: reemplazar los documentos de impresión, envío de fax, escaneos y demás documentos en papel, para que cada acuerdo sea digital.

DocuSign no sólo se ha convertido en el líder mundial en firmas digitales, sino que se ha posicionado en ser el estándar global de gestión para las transacciones digitales. Cuenta con más de 200 millones de usuarios en todo el mundo y está presente en más de 190 países. Además, su intuitiva interfaz está traducida en 43 idiomas. La inversión de I+D+i supera los 100 millones de dólares, con lo que cuenta con una API totalmente desarrollada con más de 130 métodos de integración.

Brinda avanzados niveles de integración con Office 365, ofreciéndonos la posibilidad de firmar directamente desde Word, Outlook y documentos alojados en SharePoint y Dynamics 365.

¿Dónde encaja en mi organización?

Al tratarse de una solución Software-as-a-Service, la puesta en marcha es inmediata, de modo que desde el primer momento podremos empezar a trabajar con DocuSign y veremos su gran potencial. Lo mejor de todo es que encaja en múltiples departamentos y en diferentes operaciones, por ejemplo:

Relación interna:

  • Contratos de empleo
  • Código deontológico
  • Acuerdos interdepartamentales
  • Presupuestos departamentales
  • Órdenes de compra
  • Derechos de imagen
  • Liquidaciones de gastos
  • Nóminas
  • etc.

Relación externa:

  • Presupuestos
  • Prestaciones de servicios
  • Cesiones de imagen
  • Contratos mercantiles
  • Contratos de confidencialidad (NDA)
  • Tratamiento/cesión de datos de carácter personal
  • Contrato de agencias
  • Pacto de socios
  • etc.

Sólo debemos pararnos a pensar dónde solemos poner nuestra firma y ahí encaja DocuSign. Y no sólo eso, aunque pueda parecer extraño, también podría sustituir las clásicas encuestas de satisfacción que muchas empresas emplean para conocer la opinión de sus clientes.

La sencillez a la hora de trabajar con DocuSign y la grata experiencia que genera en los clientes, resalta en una sensación corporativa modernizada, que no pasa desapercibida.

Integrado con Office 365

DocuSign se integra sin problemas con Office 365, permitiendo a los usuarios utilizar la firma digital directamente en sus archivos de Office 365 en formato Word, desde la cuenta de Outlook o a través de SharePoint Online.

DocuSign aparece como un complemento en la interfaz de SharePoint Online. Cuando necesitemos firmar un documento u obtener firmas, simplemente hacemos clic en la pestaña DocuSign y el documento del repositorio de SharePoint estará listo para su firma.
Podemos configurarlo para que se guarden de forma automática los documentos completados en OneDrive for Business o SharePoint Online.

Podemos trabajar con Word desde la creación del documento hasta la firma, y lo mismo ocurre con Outlook.

Integrado con Azure AD

Integrar DocuSign con Azure Active Directory (Azure AD) proporciona las siguientes ventajas:

  • Permite controlar en Azure AD quién tiene acceso a DocuSign.
  • Ofrece a los usuarios la posibilidad de iniciar sesión automáticamente en DocuSign (SSO) con las cuentas de Azure AD.
  • Se pueden administrar las cuentas desde una ubicación centralizada en el nuevo Azure Portal.

Esta integración de identidades nos facilita enormemente el uso de la herramienta desde un punto de vista de accesos, y el procedimiento de integración está totalmente documentado por Microsoft.

Métodos de Autenticación

Un usuario que reciba un documento para firmar con DocuSing dispone de varios métodos de autenticación. Aunque existen muchos más, estos son los más comunes.

  • Correo Electrónico: El hecho de que un destinatario tenga que ir a su correo electrónico para firmar el documento, ya es una opción porque accederá a través de su usuario y contraseña. Este es el método más habitual.
  • SMS: A la hora de enviar el documento para firmar, debemos introducir el teléfono móvil del destinatario. Cuando éste quiera acceder al documento, tendrá que confirmar el código que habrá recibido vía SMS en su teléfono móvil. Al tratarse de un método MFA/OTP (Autenticación Multi-factor/Clave de un solo uso), supondría un importante plus de seguridad.
  • Código de Acceso: Podemos definir un código como clave privada, que debemos compartir con el destinatario por otra vía, como por ejemplo llamándole por teléfono. El destinatario tendrá que introducir el código que le facilitemos para poder acceder al documento y firmarlo.
  • OpenID: Requiere vincular nuestra sesión con otras cuentas como Google, Facebook, Linkedin, Microsoft Account/LiveID, etc. Una vez que iniciemos sesión, accedemos al documento.
  • Huella de voz: El destinatario/firmante recibirá una llamada en su número de teléfono, se le pedirá que diga su nombre y apellidos, que quedarán grabados. A continuación tendrá que introducir con el teclado de su teléfono o diciendo en voz alta el código que le aparezca en pantalla.
  • SAML (SSO): Consiste en integrar otras cuentas como la de la empresa, por ejemplo, con nuestra cuenta DocuSign, e iniciando sesión con esa cuenta accederemos al documento.

Validez legal y cumplimiento continuo

El uso de la firma electrónica fue reconocido legalmente en diciembre de 2003, de modo que DocuSign tiene total validez jurídica desde entonces, cumpliendo con los más altos niveles de protección ante amenazas, siendo la única firma electrónica que cuenta con los certificados ISO 27001 y SSAE 16 (SOC 1 y SOC 2) que garantizan la seguridad de la información en la empresa y sus datacenters internacionales.

Al tratarse de una organización enfocada en ganarse la confianza de sus clientes y manejar la documentación con cuidado, DocuSign ha desarrollado una fuerte cultura de cumplimiento y sólidas medidas de seguridad. DocuSign eSignature es una solución SaaS que almacena los documentos firmados y certificados en su nube, de modo que puede beneficiar a las compañías que estén desarrollando procesos de cumplimiento para GDPR.

La preparación de GDPR es una tarea muy desalentadora, pero DocuSign comenzó a prepararse para la llegada de GDPR aprovechando un sólido historial de controles y resguardos evidenciados por sus reconocidas certificaciones de cumplimiento.

ENCAMINA, partner de DocuSign

Dentro de la construcción de un portfolio mas completo que ayude a nuestros clientes a transformarse gracias a unos procesos más eficientes, seguros e inteligentes, ENCAMINA se establece como partner clave de DocuSign en España.

Esta alianza natural complementa las soluciones de automatización de procesos, soluciones BPM y de colaboración, ofrecidas por ENCAMINA. Ahora, además de aprovechar lo mejor de NINTEX, K2 y Office 365, las soluciones de firma digital de DocuSign lograrán empresas sin papeles, más eficientes y capaces de relacionarse con sus clientes de forma moderna 🙂

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Sobre Dani Alonso

Daniel Alonso es un apasionado de todas las tecnologías y plataformas, experto en ciberseguridad y soluciones cloud. Cuenta con más de 17 años de experiencia en ciberseguridad y arquitectura IT y desde 2011 forma parte del equipo de MVPs de Microsoft. Actualmente es Cloud Solutions Principal Advisor en ENCAMINA, puesto desde el cual se encarga de seguir impulsando nuestro liderazgo en soluciones Cloud y Office 365.
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