Cómo no romper los límites, cómo crear una buena arquitectura y cómo hacer un buen mantenimiento

Decidir entre Microsoft Forms o EditForms de PowerApps…y no morir en el intento

Los “Modern Team Site” o “Modern Comunication Site” de SharePoint molan, y mucho, no solo por la funcionalidad que tienen como sitio de colaboración o comunicación para trabajar equipo de forma eficiente y productiva, sino por la sencillez que representan los nuevos elementos web a la hora de montar una intranet, un portal de partners o un sitio de comunicación empresarial. Tengo que reconocer que les falta un punto de maduración, pero si bien es cierto que cuando implementen un abanico mayor de posibilidades en su configuración, aspecto, plantilla de página, etc. esto será la pera limonera ( para entonces seguro que ya estará madura 😉 )

El motivo de esta breve introducción es porque me he visto recientemente en la necesidad de explorar las posibilidades en cuanto a formularios se refiere y en su inserción en un Modern Team Site. Hay veces que una organización se plantea la necesidad de recopilar información:

  • Por ejemplo en una intranet para recibir sugerencias.
  • En un departamento de Administración para agilizar el proceso de menú de catering que deben solicitar ese día.
  • En un departamento de IT para recibir peticiones.
  • O un servicio de Helpdesk para recibir las incidencias.

Si bien es cierto que a nivel de Helpdesk existen muchos en el mercado que con poca personalización cubren todos los requisitos de gestión de la incidencia, como pueda ser el módulo de Customer Services de Dynamics365 o  el Service Desk de Jira, a veces una pyme no puede permitirse ese software de mercado, y necesita una alternativa con los recursos que dispone. Otras veces, es tan sencillo lo que necesita recopilar en un formulario, que una herramienta como las comentadas es excesiva para cubrir su objetivo.

Centrándome por tanto en estos casos de gestión de la información mediante un formulario sencillo, me ha llevado a analizar los pros y contras de dos alternativas: Microsoft Forms vs EditForm de PowerApps.

Microsoft Forms

Microsoft Forms tiene una interfaz muy amigable a la hora de hacer un formulario o un cuestionario. Además te permite compartirlo mediante un iframe, un código QR, correo electrónico o un vínculo.

En las páginas de los Modern Team Site existe un elemento web específico para Microsoft forms, y es muy sencillo de insertar realizando los siguiente pasos:

1. Edición de la página

Decidir entre Microsoft Forms o EditForms de PowerApps…y no morir en el intento2. Inserción del elemento web

Decidir entre Microsoft Forms o EditForms de PowerApps…y no morir en el intento 2

3. Creación o selección de un formulario

Creación o selección de un formulario

  • En el caso de creación nos pedirá un nombre nuevo y nos abrirá Microsoft Forms en una pestaña nueva del navegador:

Decidir entre Microsoft Forms o EditForms de PowerApps

 

 

 

 

 

 

  • En el caso de selección nos pedirá la dirección del formulario:

En el caso de selección nos pedirá la dirección del formulario

 

 

 

 

 

 

 

  • Accederemos a Microsoft Forms y al formulario en cuestión y copiaremos el vínculo desde la opción de Compartir de la barra de herramientas:

Accederemos a Microsoft Forms y al formulario en cuestión

  • Volveremos a la edición del elemento web, pegaremos la dirección y seleccionaremos la opción de Recopilar respuestas:

Volveremos a la edición del elemento web

  • Et Voila! Formulario insertado:

Formulario insertado

 

EditForm en PowerApps

La inserción del EditForm de PowerApps es también sencilla ya que también existe en el Modern Team Site de SharePoint un elemento web que permite insertar mediante la etiqueta Iframe de HTML el formulario en sí.

Al igual que con Microsoft Forms la interfaz para crear una nueva App de Formulario en PowerApps que se conecte a una lista de SharePoint es sencilla, sin embargo, para su diseño sí que es necesario tener un poquito más de conocimientos (para darle el aspecto y la funcionalidad que realmente queramos). En este caso, lo mejor es que veáis este mini vídeo con los pasos de creación de la app así como su inserción:

¿Entonces con qué opción me quedo?

¿Sencillo verdad? Ahora bien, decidir si Microsoft Forms o EditForms de PowerApps va a depender realmente de la gestión posterior de la información que queramos realizar.

Con Microsoft Forms lo que tendremos será un Excel con los resultados, y el tratamiento del dato será la que nos permita el propio Excel. También dispondremos de una visualización estadística de los mismos en el propio Microsoft Forms, mientras que la opción del EditForm de PowerApps planteada en este artículo va a nutrir la información de una lista de SharePoint, lo que nos va a permitir por ejemplo sintetizarla o agruparla por un metadato en concreto en otra página, aprovechar el potencial del buscador inteligente de SharePoint con su indexación por metadatos, o incluso avanzar el tratamiento de dichos registros mediante flujos de trabajo.

¿Difícil elección verdad? Pues eso, como en todo en la vida, dependiendo del objetivo que queramos obtener, se adaptará mejor una u otra opción 😉

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Sobre Rocío Romero López

Formo parte del Equipo de Customer Services de ENCAMINA y tengo más de tres años de experiencia en Consultoría y Transformación Digital de Organizaciones. En este tiempo he ayudado a decenas de empresas a transformar su negocio y hacerlo más digital. También soy experta en Business Intelligence y estoy certificada por Microsoft en la Tecnología de Power BI y MCP SQL2012. Para resumir, soy Cloud Solutions Specialist en ENCAMINA 😉
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