Los sistemas CRM del sector educativo utilizan de forma intensiva el email como canal de comunicación con el alumno.

Mass email marketing

Tanto en los procesos relacionados con futuro alumno (información/admisión) como en los relacionados con antiguo alumno (suscripción a diferentes servicios como bolsa de empleo, asociación de antiguos alumnos, boletines…) a un típico sistema CRM se le responsabiliza del envío cualquier comunicación hacia el alumno por el canal dilema.

Sin embargo Microsoft Dynamics CRM no está diseñado como gestor de envío de emails masivos ni mucho menos ofrece en su ‘estándar’ la funcionalidad esperada de cualquier sistema de este tipo: editor avanzado de HTML, gestión de los correos devueltos, registro de aperturas y clics en los emails, gráficos, estadísticas o informes….

Este artículo describe la propuesta de ENCAMINA para dar solución a este requerimiento típico de cualquier solución CRM en el sector educativo.

Lo que finalmente se reduce en seleccionar uno o más proveedores a los que delegar esta funcionalidad…

Selección del proveedor adecuado

Existen bastantes proveedores de envío de emails de forma masiva aunque se reducen a unos pocos aquellos que ofrecen integración, en alguna medida, con Dynamics CRM (ClickDimensions, SilverPop, Act-On, Marketo y HubSpot).

Centrados en la funcionalidad exclusivamente relacionada con el email marketing (porque la mayoría de estos proveedores ofrecen mucha más funcionalidad para el área de marketing), y descartados aquellos cuya integración no es ‘nativa’ porque que se basa en la ‘simple’ integración de datos (HubSpot, Marketo, SilverPop) en ENCAMINA nuestra propuesta se reduce a la combinación de dos:

• Microsoft Dynamics Marketing, la suite de Microsoft para funcionalidad avanzada de marketing, y…
• Power MailChimp, una integración desarrollada por PowerObjects con MailChimp, para el envío masivo de emails.

¿Porqué trabajar con dos proveedores?

Para entender este propuesta primero necesitamos entender dos conceptos:

• Emails transaccionales: aquellos enviados en el contexto de un proceso, por ejemplo el correo de confirmación de la recepción de una solicitud de información.
• Emails de marketing: aquellos enviados en el contexto de una campaña de email marketing, por ejemplo un correo enviado a todos los alumnos que finalizan un año dado para ofrecerles el servicio de bolsa de empleo.

Proponemos dos proveedores para optimizar el coste que supone el tratamiento de cada uno de estos diferentes tipos de emails.

La mayoría de los proveedores de email facturan por mensaje enviado, y el coste, teniendo en consideración la cantidad de emails que una institución educativa envía, supone una cantidad considerable en la factura mensual.

Microsoft Dynamics Marketing ofrece 50.000 mensajes mensuales y cobra el resto a 40€ por cada 10.000 emails adicionales.

Mientras que MailChimp, aunque también tiene un modelo basado en mensajes, ofrece alternativamente la opción de suscripción para la cual, en función de los suscriptores mensuales, ofrece envíos de email ilimitados por una tarifa ‘plana’.

Proponemos en consecuencia realizar el envío de los emails de marketing a través de MailChimp, y el envío de los emails transaccionales a través de Microsoft Dynamics Marketing.

Aunque el coste aproximado que supone esta factura requiere un análisis que considere una estimación de la cantidad de suscriptores mensuales, la cantidad de los emails enviados mensualmente y el número de usuarios licenciados en CRM, la combinación de ambos proveedores permite seleccionar por cuál de ellos se envía cada tipo de correo pudiendo así optimizar el coste de la factura mensual de este servicio.

¿Porqué no trabajar con solo un proveedor?

Siendo que Power EmailChimp parece la opción más económica ¿por qué entonces no trabajar solo con este proveedor?

El motivo principal es que Power EmailChimp solo admite emails de campaña, no transacciones y, en consecuencia, aunque es una ‘económica’ solución para el envío de emails masivos, no es una solución válida para enviar mensajes transaccionales.

https://www.youtube.com/watch?v=v3pxXloPzRk

El segundo motivo es que una licencia de Dynamics Marketing no solo habilita el envío de 50.000 emails mensuales si no que abre, además, un mundo de servicios (también incluidos en la licencia) que sin duda cualquier Departamento de Marketing (avanzado) deseará tener, entre otros (y solo en el área de marketing):

1. Generación de scripts para trazar la navegación de los visitantes de sus webs (tipo Google analytics).
2. Landing pages insertables en sus webs para registrar datos de los clientes potenciales (para solicitudes de información o suscripción a eventos por ejemplo).
3. Centro de suscripciones, también accesible vía web para que los alumnos mantengan sus datos y el estado de las suscripciones a las listas de marketing publicadas.
4. Campañas automatizadas de lead-nurturing.
5. Y muchas más opciones objeto de una futura entrada en este blog…

Conclusión

Para gestionar el envío de email masivos desde Microsoft Dynamics CRM proponemos una combinación de dos proveedores: Microsoft Dynamics Marketing para el envío de los emails transaccionales (y abrirse a la funcionalidad avanzada de marketing que ofrece al mismo precio) y Power EmailChimp, como probablemente la opción más económica enviar miles de correos mensuales por una tarifa ‘plana’.